Você pode replicar um sistema telefônico principal na nuvem?

Os telefones principais são telefones de mesa tradicionais com uma unidade central e um monofone. Capazes de suportar até 50 usuários, são frequentemente usados ​​por escritórios de pequeno e médio porte. Eles têm um teclado de discagem e botões especiais que permitem aos usuários encaminhar chamadas para outros ramais ou acessar recursos como espera ou transferência.

Um sistema telefônico principal tem sido ideal para empresas com funcionários que precisam estar acessíveis em suas mesas e atrás do balcão. Esses sistemas são fáceis de gerenciar em comparação com um PBX tradicional — e se destacam nas competências essenciais de um sistema telefônico básico.

Mas à medida que os equipamentos envelhecem e soluções mais flexíveis, escaláveis ​​e económicas chegam ao mercado, muitas empresas estão a atualizar as suas linhas fixas para VoIP (Voice over Internet Protocol).

Por que é difícil abandonar seu sistema existente

Para muitas empresas, esta tecnologia confiável tem sido a espinha dorsal silenciosa da comunicação desde antes de a Internet se tornar uma parte regular da nossa vida diária. Os principais telefones tornaram os escritórios mais eficientes e produtivos com recursos como transferência de chamadas, espera, chamadas em conferência, discagem direta e paging.

Os principais sistemas telefônicos geralmente são fáceis de usar e, mais do que tudo, são familiares. Como a maioria dos adultos já usou um sistema telefônico principal em algum momento de suas carreiras, não há uma grande curva de aprendizado quando você precisa integrar novos funcionários. Com uma rápida explicação de como acessar o correio de voz e qual ramal pertence a quem, você pode atualizar a maioria dos novos contratados no final do primeiro dia.

Isso torna difícil para muitas empresas abandonar seus sistemas telefônicos tradicionais – mesmo sabendo que os serviços telefônicos empresariais modernos oferecem muito mais funcionalidades.

Resumindo, os principais sistemas telefônicos já tiveram todas as funções avançadas que você esperaria de um telefone comercial e eram fáceis de usar, com custos previsíveis e manutenção simples. Esses pontos fortes os tornaram um pilar nas comunicações empresariais.

Mas agora, depois de mais de 50 anos de uso, esta tecnologia está lentamente desaparecendo. E as empresas de hoje deveriam pensar em modernizar seus sistemas telefônicos o mais rápido possível.

Usando um gateway VoIP com um sistema telefônico principal

Um gateway VoIP ou Adaptador de Telefone Analógico (ATA) permite que telefones tradicionais façam chamadas pela Internet. O ATA atua como uma ponte entre o seu antigo sistema telefônico e a Internet.

Conecte seus telefones normais ao ATA, conecte o ATA ao seu roteador de internet e você estará pronto para começar a atender chamadas como antes. Os ATAs também suportam aparelhos de fax e impressoras multifuncionais.

Esta é uma maneira econômica de modernizar sem substituir o sistema telefônico, minimizando a interrupção dos funcionários. Normalmente, você pode acessar recursos básicos de VoIP, como correio de voz para e-mail e encaminhamento de chamadas, enquanto usa um hardware familiar.

Essa abordagem é ideal para empresas que desejam fazer uma transição gradual para a nuvem, eliminar equipamentos antigos ou simplesmente querer rescindir seu antigo contrato de sistema telefônico por mais alguns anos.

Todos os principais sistemas telefônicos são compatíveis com um ATA?

A maioria dos principais telefones funciona com ATA, mas não todos.

Se o seu telefone disser “analógico” ou se conectar a uma linha telefônica padrão, provavelmente é compatível.

Se estiver rotulado como “IP” ou “digital”, você pode precisar de adaptadores especiais ou adotar uma abordagem totalmente diferente. Sempre verifique a compatibilidade do seu sistema antes de investir em um ATA.

Desafios da mudança para a nuvem

A migração para um sistema telefônico em nuvem traz muito mais versatilidade para as empresas e seus funcionários – mas não é isenta de desafios. Aqui estão algumas das questões importantes que você terá que resolver durante a transição de um sistema telefônico principal para a nuvem:

• Compatibilidade: Seus aparelhos existentes podem funcionar com um sistema em nuvem ou você precisa investir em novos equipamentos? Pode ser necessário comprar novos aparelhos ou softphones para usar serviços VoIP modernos.
• Funcionalidade de replicação: Você pode replicar recursos como DID e intercomunicação na nuvem? Provavelmente, você pode, mas certifique-se de escolher um provedor que ofereça suporte aos recursos dos quais sua empresa depende.
• Programação de teclas programáveis: Os sistemas em nuvem geralmente dependem de “teclas programáveis”, que são botões na tela que podem mudar dinamicamente. Você pode precisar de suporte de TI para configurar as alterações manualmente.
• Treinamento: Este é um grande problema, pois você pode ter funcionários resistentes a mudanças. Você tem tempo e recursos para ensinar seus funcionários a usar esses novos sistemas baseados em nuvem? Você precisará treinar os funcionários sobre como usar novos recursos, como estacionamento de chamadas, para colocar os chamadores em espera.

Qualquer atualização naturalmente apresenta desafios, mas o segredo é se perguntar se os benefícios superam os custos e se agora é o momento certo para fazer a atualização.

Benefícios de substituir um sistema telefônico principal antes que ele falhe

Se o seu sistema telefônico principal ainda estiver funcionando, você pode hesitar em substituí-lo. Mas há riscos em manter um sistema antigo que não tem uma vida útil infinita – e se o seu sistema telefônico falhar ou o seu hardware ficar sem suporte antes de você ter um backup instalado?

Hoje, a maioria das empresas usa um PBX hospedado, onde o fornecedor gerencia toda a infraestrutura e software – os funcionários simplesmente fazem login em suas contas e fazem chamadas. Funciona perfeitamente, quer estejam no escritório ou trabalhando em um bar do aeroporto – o fornecedor protege a rede, permite que funcionários remotos tenham acesso a qualquer momento e você nunca mais precisará se preocupar com o fato de a rede do escritório principal estar ativa 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Os sistemas telefônicos VoIP são relativamente baratos – a maioria das empresas economiza dinheiro na troca, eliminando a maioria dos custos de manutenção de hardware associados às configurações telefônicas tradicionais. Não é uma economia incrível, mas é legal.

A verdadeira vantagem é a funcionalidade que você obtém ao conectar seus telefones a outros softwares empresariais. Isso permite administração avançada de chamadas, gravação simples de chamadas, resposta de voz interativa (IVR), análises aprofundadas e potencialmente muito mais. Os sistemas premium oferecem suporte à integração de CRM, que permite que os representantes acessem arquivos de clientes, visualizem conversas anteriores, histórico de pedidos e muito mais em um único painel.

Migrar para a nuvem é uma ótima maneira de preparar seu sistema telefônico comercial para o futuro, pois o software é continuamente atualizado, corrigido e melhorado. Se você está pensando em mudar para uma configuração remota ou híbrida, os sistemas telefônicos baseados em nuvem podem facilitar a mudança. Mesmo que alguns funcionários trabalhem em casa e outros no local, todos terão as mesmas capacidades de comunicação.

Sim, existem desafios em atualizar seus sistemas para novas tecnologias – isso é inevitável – as desvantagens de manter um sistema telefônico antigo provavelmente piorarão com o tempo.

Mas ao optar por atualizar seu sistema telefônico principal para um sistema baseado em nuvem, você poderá enfrentar esses desafios em seu próprio ritmo, em vez de ser forçado a enfrentá-los mais tarde.