Você ainda pode usar um fax modem, mas existe uma maneira melhor

Um fax modem é um dispositivo que permite aos computadores enviar e receber documentos de fax por meio de uma linha telefônica. Ele converte os dados digitais como um PDF em sinais analógicos como bipes e tons, que permitem que os dados sejam transmitidos pela rede telefônica pública comutada (PSTN) e recebidos por um aparelho de fax tradicional.

Assim que o aparelho de fax tradicional receber os sinais analógicos, ele transformará o sinal nos dados necessários para imprimir as páginas enviadas por fax. Máquinas de fax modernas e impressoras multifuncionais geralmente salvam faxes como arquivos digitais, permitindo que os funcionários acessem os faxes de seus computadores e telefones celulares.

Se tudo isso parecer um pouco antiquado, você pode usar um serviço de fax online que cuida de toda a codificação e transmissão. Isto é o que recomendamos. O fax online é legítimo e juridicamente vinculativo – você não ganha pontos de bônus por enviar sinais analógicos por fio de cobre.

Já tenho um fax modem?

Alguns dispositivos vêm com fax modems integrados, especialmente laptops e impressoras multifuncionais mais antigos.

Para ver se o seu laptop ou impressora possui um fax modem, observe as portas do dispositivo. Se houver uma porta RJ-11, é provável que você tenha um fax modem. Uma porta RJ-11 cabe em uma linha telefônica e geralmente é rotulada como “Telefone” ou “Linha”.

Você também pode verificar as especificações do sistema, se for um Mac, ou o Gerenciador de dispositivos, se for um computador Windows. Se você vir um fax modem listado em qualquer um desses lugares, é provável que seu laptop tenha um.

Preciso de um fax modem se tiver VoIP?

A resposta curta é sim. Você precisa de um fax modem porque a transmissão de fax por protocolo de voz sobre Internet (VoIP) não é confiável. Pode funcionar, mas como as pessoas geralmente enviam documentos importantes por fax, elas não querem deixar isso ao acaso.

Muitos provedores de serviços telefônicos VoIP também oferecem fax como recurso, mas geralmente é um recurso complementar. E mesmo quando os serviços de fax são fornecidos com VoIP, esses serviços são alimentados por tecnologias diferentes.

Portanto, se você possui VoIP e não tem certeza se pode ou não enviar fax, verifique com seu provedor – os serviços de fax já podem estar incluídos ou disponíveis como um serviço complementar.

Em alguns casos, os provedores de VoIP não oferecem nenhum fax; nesse caso, você precisaria adquirir um serviço de fax independente. Aqui está um detalhamento dos custos do sistema telefônico VoIP e o que você deve saber antes de assinar um contrato VoIP.

Tipos de modems de fax

Embora existam muitos tipos diferentes de fax modems, eles são mais comumente divididos em fax modems internos e fax modems externos.

Fax modems internos são placas de expansão instaladas dentro de um computador, geralmente conectado a um slot PCI ou PCIe na placa-mãe. Eles já foram bastante comuns em desktops mais antigos, mas ocasionalmente você pode encontrar um em um desktop ou laptop mais recente.

Mais comuns hoje em dia são os fax modems externos, que são dispositivos autônomos que se conectam a um computador por meio de uma porta USB ou porta serial – também chamada de porta RS-232. Parecem pequenas caixas que são conectadas ao seu computador para que o tráfego de fax possa ser roteado através delas.

A maioria dos modems de fax externos padrão custa cerca de US$ 30 a US$ 45 e vem com funções básicas para enviar faxes simples de seu computador. Em alguns casos, esses modems podem adicionar um meio extra de acesso à Internet ao seu computador, o que pode ser útil se você precisar usar uma conexão com fio.

Os fax modems de nível empresarial geralmente funcionam com mais de um dispositivo e são capazes de lidar com taxas de dados muito mais altas do que os fax modems padrão. As empresas ainda usam o fax porque funciona. Talvez eles tenham muitos equipamentos antigos que vão usar até que morram. Às vezes, seus fornecedores ou clientes dependem do fax, então as empresas mantêm um aparelho de fax por perto.

Na maioria das vezes, o fax é usado por organizações em setores altamente regulamentados. Por exemplo, hospitais, bancos, escritórios de advocacia e empresas de serviços financeiros ainda usam fax, embora muitas organizações tenham abandonado as impressoras multifuncionais e transferido o fax inteiramente para a nuvem.

Usando um modem de fax

Usar um fax modem geralmente é bastante simples. Primeiro, conecte o fax modem ao computador, conecte a linha telefônica e certifique-se de que os drivers estejam atualizados.

Em seguida, pegue o documento que deseja enviar por fax e abra o software de fax. Em uma máquina Windows, normalmente será o Windows Fax and Scan.

Quando estiver pronto, insira o número de fax da pessoa para quem deseja enviar o fax e anexe o documento. A maneira exata de fazer isso depende do software que você está usando, mas normalmente você selecionará o documento no sistema de arquivos do seu computador ou arrastará e soltará no programa.

A última etapa é clicar em enviar e aguardar que o software de fax mostre uma confirmação.

Como evitar completamente o uso de um fax modem

Embora os modems de fax ainda possam fazer o trabalho, existem muitas alternativas que são muito mais baratas do que comprar um dispositivo externo.

Sua biblioteca local pode ter um aparelho de fax ou impressora multifuncional que você pode usar. Se houver uma loja UPS ou outro tipo de gráfica em sua cidade, eles definitivamente podem ajudar.

Mas a alternativa mais fácil, barata e rápida é usar um serviço de fax online. Se você precisar enviar apenas algumas páginas, geralmente poderá fazê-lo gratuitamente.

Os serviços de fax online fazem a mesma codificação e transmissão que um fax modem antigo, mas todo o processo é tratado na nuvem. Do lado do usuário, é como enviar um e-mail, exceto que você digita um número de telefone em vez de um endereço de e-mail.

Depois de se registrar em um serviço de fax online, você poderá enviar e receber fax de seu laptop, telefone ou computador. A melhor parte é que todos os seus faxes serão armazenados digitalmente para fácil acesso – você nunca precisará imprimir um único fax se não quiser.

Passando dos fax modems tradicionais

Há uma série de benefícios em usar um serviço de fax online, sendo o principal deles a conveniência.

Você pode enviar e receber fax de qualquer lugar com Internet, sem precisar se preocupar em estar no escritório ou em encontrar um aparelho de fax funcionando.

Os serviços de fax online também costumam ser muito baratos, com a maioria oferecendo taxas mensais fixas ou preços pré-pagos. Isso tende a ser muito mais prático do que um aparelho de fax tradicional, principalmente porque não exige que você compre papel e toner ou atualize seu aparelho a cada poucos anos.

Além disso, como a opção digital elimina a necessidade de imprimir e controlar faxes físicos, o gerenciamento de documentos é muito mais simples. Todos os faxes que você envia e recebe podem ser armazenados na nuvem, facilitando a organização e a recuperação de arquivos.

Do ponto de vista comercial, os serviços de fax online podem ser uma ótima maneira de expandir sua pilha de tecnologia de comunicação sem ter que adicionar um monte de equipamentos novos e caros ao seu escritório. Mesmo organizações sujeitas a requisitos rígidos de privacidade e segurança podem usar o fax.

Tenha em mente que nem todo serviço de fax online atende a esses requisitos regulamentares. Se a sua organização estiver sujeita à Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), por exemplo, você precisará garantir que o provedor esteja disposto a assinar um Acordo de Associado Comercial (BAA), aplique controles de acesso baseados em funções (RBAC) e assim sobre.

Se a sua organização estiver sujeita a essas leis, os serviços de fax online seguros são essenciais. SRFax, eFax e iFax são bons exemplos de serviços de fax online que se esforçaram para ajudar seus clientes a garantir que todas as comunicações de fax sejam seguras, privadas e confiáveis.