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Crédito: Stacey Zhu; onurdongel / iStock / Getty Images Plus / Liudmila Chernetska / iStock / Getty Images Plus / Getty
Uma sabedoria que adquiri com a idade é que, às vezes, há valor em fazer as coisas do jeito que sempre foram feitas. Só porque algo pode ser modernizado nem sempre significa que precisa ser. O melhor exemplo disso, para mim, é o humilde arquivo. Sim, você pode (e ainda deve) digitalizar todos os seus documentos, pois isso os torna pesquisáveis e fáceis de encontrar, mas ainda há ótimos motivos para manter um arquivo físico real em sua casa.
Em primeiro lugar, os arquivos não servem apenas para arquivos. A que utilizo tem duas gavetas para pastas de arquivo, mas uma terceira gaveta menor na parte superior, ideal para material de escritório. Sou um defensor obstinado do Triângulo Organizacional como método para manter minha casa em ordem e essa técnica exige que tudo o que você possui tenha um espaço de armazenamento designado e seja armazenado com itens semelhantes. Manter marcadores, lupa, grampeadores, etc. com a coisa para a qual você os usa é um sistema organizacional ideal.
Aqueles com espaço de armazenamento extra também são normalmente mais altos do que suas caixas de armazenamento de arquivos únicas, portanto, fornecem um espaço plano útil que pode ser usado para mais armazenamento ou como superfície de escrita em caso de aperto. Se sua organização completa for do seu interesse, experimente um arquivo como este:
Alguns documentos não podem ser digitalizados
Sou a pessoa a quem meus amigos e familiares recorrem quando desejam ajuda para encontrar documentos digitais. Sou um organizador meticuloso do meu computador e telefone e passo muito tempo livre (generosamente) ajudando meus entes queridos a organizar seus dispositivos também. Mas aprendi essa característica com minha mãe, que é diligente físico organização de documentos. Quando preciso de uma cópia da minha certidão de nascimento, aquela mulher pode produzi-la em segundos, porque ela está cuidadosamente colocada em uma pasta claramente identificada em um de seus muitos arquivos. Documentos como esse – certificados, cartões de previdência social, etc. – tendem a precisar ser originais para serem contabilizados quando é importante, como quando você está abrindo uma conta ou obtendo seu passaporte. As cópias digitais só podem levar você até certo ponto na maioria das vezes, portanto, é fundamental ter um espaço de armazenamento dedicado, rotulado e organizado para o material real.
Mas outros tipos de documentos também necessitam de tratamento físico. No trabalho da minha mãe, por exemplo, alguns dos documentos que ela trata são confidenciais e não podem ser digitalizados. Um arquivo trancado é seu melhor amigo nesse caso. Outros documentos que ela manuseia devem ser guardados por um determinado período de tempo antes de serem destruídos. Ela me disse que não vê sentido em digitalizá-los apenas para excluí-los, então os guarda em uma gaveta especial de seu arquivo e depois os destrói quando o tempo acaba.
O que você precisa neste caso é de um arquivo com fechadura, como este:
Ambas as gavetas deste modelo travam de forma independente com chaves, o que gosto mais do que os armários que possuem uma fechadura na parte superior que controla todas as gavetas.
Armários de arquivo oferecem segurança e proteção
Após um incidente memorável em que meu cachorro de infância destruiu não apenas as caixas de papelão dos meus pais, mas também os arquivos dentro delas, minha família mudou para arquivos resistentes. Além daqueles que travam como os armários acima, você pode até conseguir aqueles que são resistentes ao fogo e à água. Sim, você pode proteger seus documentos contra fogo, água e outras ameaças físicas digitalizando-os, mas o fato é que você sempre terá documentos importantes em mãos em sua casa. Em vez de mantê-los empilhados em uma prateleira, invista em um arquivo ou caixa protetora de qualidade. Alguns são bem caros, então é uma boa ideia determinar quanto você realmente precisa armazenar em algo tão pesado, mas você também pode encontrar outros menores e mais baratos, como este:
Dicas gerais sobre arquivos
Na minha experiência, a melhor maneira de usar arquivos é ser realmente minucioso com sua organização. Estou falando de pastas rotuladas para tudo. Cada ano fiscal deve ter sua própria pasta. Cada fonte de renda, ativo e pessoa da sua família deve ter um. Além de uma rotulagem clara, recomendo o uso de uma variedade de cores para representar todas as diferentes categorias. Você pode obter 100 pastas multicoloridas por US$ 18,99.
Categorizar e organizar fisicamente seus documentos e itens necessários traz muitos benefícios. Descobri que pode ser mais fácil abrir uma gaveta e procurar algo do que abrir e fechar várias guias e arquivos no computador. Além disso, quando você dedica um tempo para escrever uma etiqueta à mão e manusear fisicamente um documento, você realmente fixa isso em sua mente. Será mais fácil lembrar onde está o problema, pelo mesmo motivo que é mais fácil lembrar notas escritas à mão do que digitais quando você está estudando.
Sou um evangelista de arquivos, eu acho, e acho que toda casa deveria ter pelo menos um. Você não precisa gastar muito para fazer isso ou virar totalmente as costas à modernidade. Na verdade, a maneira mais fácil de conseguir um barato é abraçar a modernidade: verifique regularmente os grupos Buy Nothing no Facebook ou a seção de brindes gratuitos do Craigslist, já que os arquivos geralmente são abundantes lá. Quando os escritórios fecham ou reformam, eles doam muitas coisas.