O que é um quadro Kanban? Um guia abrangente

Se você já teve dificuldades para gerenciar tarefas ou projetos porque não conseguia monitorar o progresso com eficácia, você não está sozinho. Para gerentes de projeto que necessitam de um sistema de rastreamento visual, um quadro Kanban pode ajudar.

Kanban é um quadro visual físico ou digital projetado para ajudar as equipes a gerenciar o trabalho e otimizar o fluxo de tarefas em um processo. O objetivo é melhorar a eficiência vendo onde as tarefas estão atualmente no pipeline e limitando o trabalho em andamento (WIP).

Quer você trabalhe em gerenciamento de projetos, desenvolvimento de software ou criação de conteúdo, um quadro Kanban pode ajudar a melhorar a transparência e a eficiência de suas tarefas.

Neste guia completo, explicarei tudo o que você precisa saber sobre quadros Kanban, incluindo seu histórico, tipos, práticas recomendadas e como começar.

História do quadro Kanban

Kanban (看板) é um termo japonês que significa “tabuleta”, “sinal visual” ou “cartão”. Suas origens remontam ao Sistema Toyota de Produção da década de 1940, onde foi desenvolvido para melhorar a eficiência da produção através da criação de um sistema de estoque “just-in-time”.

Desde então, o kanban evoluiu além da manufatura para vários setores, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e produtividade pessoal.

Tipos de quadros Kanban

Existem basicamente dois tipos de quadros Kanban: físicos e digitais. Ambos têm o mesmo propósito, mas diferem na forma como são configurados e usados.

Quadros Kanban físicos

Um quadro kanban físico é uma ferramenta simples feita de um quadro branco ou quadro de cortiça com notas adesivas ou fichas. Cada cartão representa uma tarefa e diferentes colunas representam etapas do trabalho. As equipes podem mover os cartões pelo tabuleiro à medida que as tarefas avançam.

Os quadros físicos são simples e eficazes para pequenas equipes ou projetos onde a interação presencial é possível.

Quadros Kanban digitais

A forma mais comum de quadro kanban hoje é gerenciada por meio de plataformas digitais. Os quadros kanban digitais são soluções baseadas em software que as equipes podem acessar remotamente, independentemente da localização.

Os quadros digitais são úteis para equipes remotas ou indivíduos que desejam gerenciar tarefas em trânsito. Essas ferramentas oferecem recursos como rastreamento, prazos, notificações e integrações com outros softwares.

Exemplos populares de ferramentas kanban digitais incluem Wrike, monday.com e Miro.

Exemplos de quadros Kanban

Um quadro kanban básico é estruturado principalmente em três colunas – Pendentes, Em andamento e Concluído. No entanto, você pode modificar o layout com base em seu projeto e tarefas. Aqui estão alguns cenários comuns onde os quadros Kanban são usados:

Quadro Kanban simples

Este modelo de quadro mostra um quadro com três colunas descrevendo as tarefas para cada estágio. A coluna Backlog contém um conjunto de todas as tarefas que precisam ser realizadas em algum momento. É onde as ideias e as próximas tarefas são capturadas, mas ainda não priorizadas. Assim que um membro da equipe escolhe uma tarefa, ela passa para Trabalho em andamento. Este estágio facilita ver o que está sendo trabalhado ativamente.

Todas as tarefas concluídas são movidas para a coluna Concluído. Ajuda a monitorar o que foi realizado e mantém o moral elevado.

Conselho de gerenciamento de pendências

Este estilo de quadro Kanban é útil para gerenciar uma lista de solicitações, bugs ou melhorias de recursos, especialmente no desenvolvimento de software.

No exemplo fornecido abaixo, as tarefas passam pelas seguintes colunas:

1. Novos relatórios de bugs: Bugs externos relatados por usuários.
2. Relatórios de bugs internos: Problemas encontrados pela equipe.
3. Depuração: Atualmente sendo corrigido.
4. Teste: Verificações de garantia de qualidade.
5. Sair da cama: Estágio de lançamento.
6. Resolvido: Tarefas concluídas.

Uma configuração como essa garante um fluxo de trabalho claro, desde a identificação até a resolução.

VEJO: Confira este guia completo para gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software.

Quadro de pipeline de vendas

​​Um quadro de pipeline de vendas ajuda as equipes de vendas a visualizar e gerenciar leads à medida que avançam no funil de vendas, desde a captura de novos clientes potenciais até o fechamento de negócios. Ele rastreia leads em etapas como qualificação, avaliação e negociações, categorizando-os como ganhos ou perdidos.

Quais são as 6 regras dos quadros Kanban?

As seis regras dos quadros kanban, muitas vezes derivadas dos princípios da manufatura enxuta, ajudam a manter a eficiência do fluxo de trabalho, evitam gargalos e garantem que o processo permaneça produtivo.

Regra 1: Evite enviar problemas para a próxima fase

No Kanban, a qualidade deve ser mantida em todas as fases do processo. Para evitar problemas posteriores, trabalhos defeituosos ou incompletos não devem prosseguir para a próxima fase. Ao fazer isso, cada etapa produz um trabalho de qualidade e evita o repasse de defeitos, gerando menos retrabalhos.

Regra 2: Leve apenas o necessário

Puxe o trabalho com base na demanda e capacidade reais. Esta regra evita a superprodução e minimiza o trabalho em andamento (WIP) desnecessário, garantindo um fluxo de trabalho mais tranquilo.

Regra 3: Produza a quantidade exata necessária

Isso funciona em conjunto com a segunda regra. O objetivo é produzir apenas o necessário para atender à demanda. Ao trabalhar com base nas necessidades atuais e não nas previsões, evita-se a superprodução e reduz-se o desperdício.

Regra 4: Nivelar a produção

O conceito de nivelamento da produção é fundamental para evitar gargalos e facilitar um fluxo consistente de trabalho. Um quadro kanban ajuda a conseguir isso, suavizando as tarefas em vários estágios, evitando sobrecarregar determinados estágios enquanto outros ficam ociosos.

Regra 5: Otimize o processo de produção

A melhoria contínua é um aspecto crítico do kanban. O quadro kanban ajuda as equipes a visualizar ineficiências, o que lhes permite ajustar os processos ao longo do tempo, otimizando o desempenho e o fluxo. As métricas Kanban, como lead time, tempo de ciclo e rendimento, são essenciais para que as equipes obtenham uma avaliação quantitativa e objetiva do fluxo de trabalho.

Regra 6: Estabilizar e racionalizar o processo

Você pode estabilizar seu processo seguindo as cinco primeiras regras: garantir a qualidade, limitar o WIP, nivelar a produção e otimizar seu processo. Essa estabilidade permite um fluxo de trabalho mais previsível, minimizando flutuações que levam a atrasos.

Kanban versus Scrum

Tanto o kanban quanto o scrum são metodologias ágeis. Embora o scrum exija planejamento para cada sprint, o kanban trata mais de revisar e ajustar constantemente o fluxo de trabalho para otimizar a produtividade.

​​Kanban é mais flexível e foca na entrega contínua, permitindo que o trabalho seja feito em um fluxo sem iterações fixas. Enfatiza o gerenciamento do fluxo de tarefas e a limitação do WIP. Scrum funciona em sprints de duração fixa (normalmente de 2 a 4 semanas) com metas e prazos específicos. Utiliza ciclos cronometrados e envolve funções mais estruturadas.

Benefícios dos quadros Kanban

Kanban oferece flexibilidade para obter uma vantagem competitiva sustentável e permite que sua equipe alcance mais resultados com mais rapidez. As principais vantagens do kanban para o seu negócio são:

• Prevenindo o esgotamento da equipe.
• Reduzindo desperdícios.
• Melhor visibilidade.
• Colaboração aprimorada.
• Maior produtividade.
• Entrega contínua.
• Melhoria contínua.

Melhores práticas

Para aproveitar ao máximo seu quadro Kanban, recomendo seguir estas práticas recomendadas.

• Comece simples: Se você é novo na metodologia kanban, aconselho você a usar três colunas principais – A fazer, Em andamento, Concluído – e adicionar gradualmente mais complexidade conforme necessário.
• Limitar o trabalho em andamento: Mantenha os limites de WIP baixos para evitar sobrecarga de tarefas e apoiar um fluxo de trabalho tranquilo.
• Atualize regularmente: Mantenha o quadro atualizado para que seja sempre um reflexo fiel do status atual.
• Analisar fluxo: Verifique rotineiramente se há congestionamentos e áreas onde as tarefas ficam travadas. Isso pode ajudá-lo a ajustar e otimizar seu trabalho.
• Aceite o feedback: Faça reuniões regulares de equipe para revisar o quadro, discutir desafios e fazer melhorias.

Como começar

Quer você opte por um quadro físico ou digital, começar com o kanban é simples.

1. Selecione o tipo de placa de sua preferência: Decida se deseja um quadro físico com post-its ou uma ferramenta digital. Avaliei as 13 principais opções de software de quadro kanban para ajudá-lo a determinar a melhor ferramenta kanban digital para você.
2. Defina etapas do fluxo de trabalho: Crie colunas que representem diferentes estágios do seu processo, como Pendente, Em andamento, Teste e Concluído.
3. Adicione tarefas: Inclua todas as suas tarefas no quadro. Certifique-se de que cada tarefa seja acionável e claramente definida.
4. Defina limites de WIP: Não sobrecarregue você ou sua equipe – limite o número de tarefas nas quais você pode trabalhar ao mesmo tempo.
5. Mova as tarefas conforme elas progridem: À medida que as tarefas são trabalhadas e concluídas, passe-as pelos estágios do seu fluxo de trabalho.
6. Revise e melhore: Revise periodicamente o fluxo de tarefas, identifique gargalos e implemente mudanças.