O fax não está sendo processado? Aqui estão 7 dicas para enviar

É frustrante quando um fax não é enviado – a boa notícia é que existem várias etapas simples de solução de problemas que você pode tentar para fazer as coisas funcionarem.

Essas dicas podem ajudá-lo a resolver alguns dos problemas de transmissão mais comuns com aparelhos de fax, serviços de fax on-line ou tentativas de enviar um fax do seu computador.

Por que meu fax não está sendo enviado?

Pode ser um monte de coisas – é o que alguém que conhece essas coisas lhe dirá.

Haverá um conjunto de problemas se você estiver usando um aparelho de fax tradicional que transmite documentos através da rede telefônica pública comutada, e outro conjunto completamente diferente de problemas potenciais se você estiver tentando enviar um fax pela Internet usando um fax online. serviço ou sistema telefônico comercial.

A boa notícia é que alguns dos motivos mais comuns pelos quais um fax não é enviado são fáceis de resolver. Essas correções exigem quase nenhuma habilidade técnica e, se você acabar pedindo ajuda a alguém, essa pessoa ficará orgulhosa por você ter tentado todas essas etapas primeiro.

7 truques simples para enviar um fax

Dica 1: verifique o número

Antes de começar a tentar limpar a máquina ou diagnosticar um problema de rede, dê uma última olhada no número do destinatário do seu fax. Há uma chance de você ter ouvido mal ou copiado o número errado.

É possível que a organização que você está tentando tenha um novo número de fax e ainda não tenha atualizado as informações do site. Isso acontece.

E se esse for o motivo pelo qual seu fax não foi enviado, considere-se com sorte. Normalmente, quando você insere o número errado, o fax irá apenas para esse número. Qualquer informação que você estivesse tentando enviar por fax estaria com um completo estranho.

Um fax não será enviado se um número não estiver em serviço, portanto, verifique novamente se o número está correto e entre em contato com a organização para esclarecimentos se ainda assim não funcionar.

Dica 2: verifique as configurações

Isso se aplica tanto a serviços de fax on-line quanto a máquinas de fax analógicas, pois problemas de configuração são motivos muito comuns para que faxes de todos os tipos não sejam enviados. Se você não estiver recebendo uma página de confirmação depois que um fax foi enviado, ou se o aparelho ou serviço de fax não iniciar o envio, provavelmente esse é o problema.

Se você estiver usando um serviço de fax online, certifique-se de ter configurado o serviço corretamente. A maioria dos serviços orienta você no processo de configuração, mas você sempre pode voltar e reiniciar.

Com um aparelho de fax analógico, certifique-se de que esteja configurado de acordo com o manual do seu modelo específico. Se você não tiver o manual, procure um online, pois a maioria dos fabricantes publica PDFs para facilitar a consulta.

Dica 3: Limpe o aparelho de fax

Se você estiver trabalhando com um aparelho de fax analógico, esse é de longe o motivo mais comum pelo qual os faxes não são enviados corretamente. Os aparelhos de fax são equipamentos complexos com dezenas de peças móveis. Se algo der errado com algum deles, isso poderá causar um problema.

Usar um aparelho de fax que acumulou poeira e sujeira pode interferir em sua operação, portanto, se você estiver ouvindo cliques ou rangidos – ou se estiver enfrentando congestionamentos de papel frequentes – provavelmente você tem um problema de limpeza.

Comece verificando o Alimentador Automático de Documentos (ADF), que é o rolo que alimenta o papel na máquina. Inspecione também o fio corona, que retira o toner da tinta do tambor para o papel. Ambas as peças precisam de limpeza e manutenção de rotina para manter o funcionamento adequado do seu aparelho de fax.

Se o ADF, o fio corona ou outras peças mecânicas parecerem sujos ou quebrados durante a inspeção, desligue o aparelho de fax e desconecte o cabo de alimentação da fonte de alimentação antes de limpar ou consertar, se possível. Pode ser necessário substituir essas peças ou contratar um especialista para fazer a manutenção da máquina.

Dica 4: verifique sua conexão com a internet

Um fax não será enviado se a conexão estiver instável ou inutilizável; portanto, se parecer que tudo está funcionando bem, mas o fax simplesmente não for enviado, verifique seu telefone ou sua conexão com a Internet.

Se você estiver usando um aparelho de fax analógico, verifique todos os cabos e certifique-se de que estejam conectados corretamente. Se você não ouvir o tom de discagem ao atender o telefone no aparelho de fax, é provável que algo esteja errado com o cabo telefônico ou com o serviço telefônico.

Se você estiver usando um serviço de fax online ou um aparelho de fax analógico com ATA, verifique sua rede. Se você estiver tendo problemas com a Internet, o fax não poderá ser enviado, portanto, verifique se o roteador está configurado e se a Internet está funcionando corretamente. Não precisa ser muito rápido para enviar um fax; só precisa aparecer com um sinal confiável.

Dica 5: certifique-se de que o outro lado não tenha correio de voz ativado

Se a pessoa para quem você está tentando enviar um fax estiver com o correio de voz ativado, o fax poderá não ser enviado.

Isso é especialmente comum se você estiver tentando enviar um aparelho de fax para uma pessoa ou empresa que usa a mesma linha telefônica para chamadas e faxes, portanto, se o fax não estiver aparecendo, mesmo que pareça estar funcionando bem. do seu lado, peça-lhes que verifiquem isso.

Os culpados comuns são configurações de correio de voz, secretárias eletrônicas e, às vezes, modems. Basicamente, se alguma coisa chegar ao telefone antes do aparelho de fax, o fax não poderá ser enviado – e isso inclui humanos atendendo o telefone, portanto, certifique-se de que a outra parte saiba que você está enviando um fax e saiba que não deve atender o telefone. telefone.

Se você estiver usando um aparelho de fax analógico, certifique-se de que a pessoa do outro lado não tenha chamada em espera ou triagem de chamada anônima configurada. Serviços extras como esse podem fazer com que o fax seja rejeitado, principalmente nos casos em que o fax será considerado proveniente de um número anônimo ou bloqueado automaticamente.

Da mesma forma, se a pessoa para quem você está enviando o fax tiver um menu de chamada que exija navegação extra, um aparelho de fax não conseguirá trabalhar com isso. É também por isso que é importante certificar-se de que você adicionou todos os códigos de país ou extensões aplicáveis ​​ao seu número de fax. O fax precisa ser enviado de um número para outro sem a necessidade de cliques ou bipes extras.

Dica 6: verifique as configurações de privacidade

Isso se aplica a serviços de fax online e analógicos.

No caso de um serviço online, revise suas configurações e certifique-se de não ter alterado acidentalmente uma configuração de privacidade que possa impedir o envio de um fax. Você também pode verificar se há alguma etapa extra que você precisa seguir antes de enviar o fax.

Por exemplo, alguns serviços podem fazer com que você marque uma caixa ou adicione uma confirmação de que as informações que você está enviando são protegidas pela HIPAA, são confidenciais e assim por diante.

Dica 7: verifique seu ATA

Se você estiver usando um adaptador de telefone analógico (ATA) para enviar fax pela Internet, vale a pena verificar todas as conexões e configurações do dispositivo para ter certeza de que tudo está funcionando como deveria.

Está conectado? Se você não estiver vendo luzes ou ouvindo o tom de discagem, esse provavelmente é o problema, o que é uma solução fácil.

Se o ATA tiver energia, verifique se há danos ou desgaste nos outros cabos e certifique-se de que tudo esteja conectado com segurança e no lugar certo:

• O cabo Ethernet conecta o soquete WAN ou LAN do ATA ao seu roteador.
• O cabo telefônico (RJ11) conecta o soquete de fax do ATA ao seu aparelho de fax

Este é o limite do que uma inspeção visual de um ATA pode dizer sobre a impossibilidade de enviar um fax.

O que mais você pode fazer quando um fax não é enviado?

Eu pediria ajuda, a menos que você entenda de redes de computadores e tecnologia de telecomunicações.

Se este fax for urgente, tente usar um serviço de fax online. Inscreva-se em um serviço online ou baixe um aplicativo e você poderá começar a enviar fax de qualquer dispositivo com conexão à Internet. Veja como enviar um fax do seu iPhone. Também funciona para Android. Ou seu computador. Ou comprimido. É fácil.

Isso é o que eu faria se realmente tivesse que enviar um fax. No caso em que eu precisasse enviar por fax um documento original com assinatura física, encontraria o serviço de impressão e envio mais próximo com um aparelho de fax.

Para assuntos menos urgentes, você pode solicitar um fax modem, que se conecta a um computador e permite enviar faxes. Os modems de fax costumavam ser integrados, mas são raros os dispositivos fabricados atualmente.

Se você tiver suporte de TI, fantástico, faça uma pergunta por fax. Caso contrário, entre em contato com o fornecedor, seu provedor de Internet ou telefone, seu serviço de fax ou seu amigo que entende de computadores.

Neste ponto, você descartou todas as soluções fáceis. A partir daqui, pode ser o tipo de firewall que você está usando, um servidor de fax mal configurado, um problema aleatório de SD-WAN ou V-LAN ou uma máquina quebrada. Não poderia ser nenhuma dessas coisas. Se você sabe como solucionar problemas nessas áreas, boa sorte. Se não, encontre alguém que o faça.