Modernização do ERP: ainda um projeto decisivo para os CIOs

A empresa estava usando o Deltek Vision, que Stanton diz “não ser adequado para isso – é um sistema transacional, não um sistema de análise de dados”. Ela percebeu que a HGA precisava de uma estratégia de dados, um data warehouse e um líder em análise de dados. Ela contratou Ryan Haunfelder como diretor de dados e análises, e eles embarcaram formalmente em uma atualização para Deltek Vantagepoint.

A HGA é uma loja antiga da Microsoft, então Stanton e Haunfelder realizaram a atualização usando o Microsoft Fabric e ao mesmo tempo implementaram uma estrutura de governança de dados. Isso “coloca alguma estrutura em torno da qualidade e segurança dos dados”, diz ela.

HGA

HGA concluiu a atualização, mas não sem alguns obstáculos no caminho. Embora a Deltek forneça a capacidade de criar código personalizado, se os dados mudarem, “tudo deve respeitar a mudança”, diz Haunfelder.

“Portanto, não se trata apenas de uma migração para o ERP; é uma migração para praticamente todos os aplicativos personalizados que nossa empresa já construiu”, e todo o código personalizado agora deveria refletir a lógica de negócios no Vantagepoint. Isso incluía de 10 a 15 aplicativos e centenas de trechos de código únicos, então Haunfelder configurou um ambiente de desenvolvimento para instalar o ERP e testar tudo.

Se Stanton e Haunfelder tivessem mais tempo para planejar a atualização, teriam “eliminado todas as coisas que não pertencem” ao sistema ERP, diz ela.

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“Portanto, nosso objetivo era quase criar uma capacidade equivalente na nova plataforma com uma melhor experiência do usuário, mas sem realmente mudar a maneira como as pessoas trabalham”, diz ela. “A atualização correu tão bem quanto se poderia esperar, mas não é como se tivéssemos concluído uma transformação digital.”

Para aproveitar todos os benefícios de uma transformação digital, é necessário haver padrões de dados e processos de qualidade de dados, diz ela. “Você teria governança de dados para saber que seus dados de ERP poderiam alimentar insights e análises profundos para sua organização.”

Sendo novata no setor quando ingressou na HGA e com o trabalho de atualização já iniciado, “eu não estava em condições de dizer: ‘Ei, pessoal, parem; vamos repensar tudo isso, que, aliás, vai levar dois anos e depois falaremos sobre o Vantagepoint’”, diz Stanton.

Dito isso, ela se sente bem com o trabalho que a TI fez e com o fato de eles terem envolvido as partes interessadas certas nos negócios e agora terem mais conhecimento de dados.

Dicas para acertar nas atualizações de ERP

Shannon, da Allegis, diz que os líderes de TI precisam não apenas ter um conhecimento sólido dos requisitos de negócios, mas também compreender o trabalho dos usuários de negócios.

“É muito fácil sentar na cadeira e dizer: ‘Ok, vá para a tela de entrada de pedidos e preencha isto.’ Parece simples, mas você não está fazendo esse trabalho, eles estão”, diz ele.

A TI também deve compreender as complexidades que as unidades de negócios enfrentam e o que as ajudará a ser mais eficientes, especialmente no que diz respeito à satisfação dos requisitos dos clientes. “Não há como avaliar isso”, diz Shannon. “Na primeira vez, provavelmente presumimos que entendíamos o que eles precisavam.”

Shannon reuniu uma equipe maior para a implementação do Prophet 21 da Allegis, reunindo “as pessoas certas em todas as áreas funcionais do negócio”, enfatizando que eles tinham voz igual nesta implantação.

“Quando você capacita (as pessoas) e lhes dá voz igual na mesa, você acaba com uma solução melhor”, diz Shannon. “Como eles estão envolvidos ao longo do caminho, a integração e o treinamento se tornam muito mais fáceis.”

Ele também aconselha entender o que um fornecedor entende por “parceiro”. Às vezes, os fornecedores querem apenas fazer parceria para fechar um negócio; em outros casos, eles querem entender seu negócio e trabalhar juntos para facilitar seu trabalho, diz Shannon.

Neumeier, da LeeSar, concorda, dizendo que sua empresa enfatiza a colaboração com seu parceiro de implementação e a Oracle. “Estamos todos atrás da mesma coisa, que é uma implementação extremamente bem-sucedida”, diz ele. “Para fazer isso, elimine a linguagem nós contra eles e enfatize frequentemente as suposições de trabalho.”

“Ofereça graça se um erro for cometido e corrija se você perdeu alguma coisa”, acrescenta Neumeier.

Além disso, os CIO devem enquadrar a modernização do ERP como uma iniciativa empresarial e não como um projecto de TI, diz ele. “Modernizar nosso ERP/WMS não pode ser algo que a TI sozinha faça pelo negócio, e por isso estamos envolvendo todos os departamentos do nosso negócio na implementação.”

A equipe também está injetando um pouco de diversão no projeto, acrescenta Neumeier. “À medida que novos membros chegam… nós os convidamos a adicionar uma música à nossa lista de reprodução de implementação” que motive, energize ou deixe uma pessoa de bom humor, diz ele, “porque sabemos que enfrentaremos obstáculos, ficaremos frustrados ou nos sentiremos o estresse de um prazo iminente.”

Ao modernizar um sistema ERP, faça-o com os olhos abertos, diz Shannon, da Allegis.

“Provavelmente a coisa mais perturbadora que você pode fazer é trocar seu sistema ERP. Afeta todos os aspectos do negócio, por isso não é algo que deva ser considerado levianamente”, diz ele. “Enquanto você passa pelo processo – e às vezes até depois – você pode começar a trabalhar na ferramenta e parar de trabalhar nos negócios.”