Fax VoIP pode funcionar, mas existem opções mais confiáveis

Embora seja possível enviar um fax usando Voice over Internet Protocol (VoIP), não é uma boa ideia. O fax VoIP não é confiável e não há nenhum profissional de TI no mundo que recomende que você envie um fax com VoIP.

O envio de fax é baseado em tecnologia analógica que não é compatível com sistemas telefônicos VoIP digitais que fazem chamadas pela Internet.

Explicarei exatamente por que isso acontece e compartilharei problemas específicos que você pode encontrar ao tentar enviar faxes VoIP. Se você precisar enviar um fax sem um aparelho de fax ou telefone fixo, existem serviços simples de fax online que funcionam muito melhor do que tentar usar VoIP para enviar um fax.

Ok – esse é um resumo rápido das principais informações. Vamos nos aprofundar nos detalhes.

Por que o fax VoIP tem dificuldades

Quando você faz uma chamada VoIP, o som da sua voz é dividido e convertido em pacotes digitais menores que viajam pela Internet. Cada pacote contém informações que o identificam dentro da série completa de sinais. Mesmo que chegue fora de ordem, cada peça pode ser remontada em sua mensagem original completa na outra extremidade.

Os aparelhos de fax são projetados para enviar e receber tons analógicos da rede telefônica pública comutada, em vez de pacotes digitais associados ao VoIP.

Ao contrário das chamadas de voz, os dados de fax são altamente sensíveis ao tempo e não toleram perda de pacotes, instabilidade ou atrasos.

Essencialmente, as duas tecnologias dependem de linguagens diferentes – você não pode simplesmente conectar um dispositivo analógico (aparelho de fax) a uma rede digital (a Internet) e esperar que eles se comuniquem perfeitamente.

Conectar um aparelho de fax analógico a uma rede digital requer soluções especializadas, como um protocolo específico de fax como o T.38. No entanto, isso depende tanto do provedor de VoIP quanto do dispositivo receptor que suporta o protocolo para garantir a compatibilidade.

VEJO: Saiba mais sobre as diferenças entre comunicação fixa e VoIP.

Quais são os problemas com o fax VoIP?

A tecnologia VoIP foi projetada para digitalizar e transmitir sinais de voz, não tons de fax. Os aparelhos de fax dependem de tons analógicos que as redes VoIP lutam para controlar de maneira confiável. Isso cria vários desafios ao enviar faxes por VoIP.

1. Perda de pacotes e jitter

Quando os tons de um aparelho de fax são digitalizados e transmitidos por uma rede VoIP, os dados são divididos em pacotes. Esses pacotes podem sofrer atrasos, chegar fora de ordem ou ser totalmente perdidos durante a transmissão. Esses problemas, conhecidos como jitter e perda de pacotes, dificultam que o aparelho de fax receptor reúna os dados corretamente.

VEJO: Descubra como consertar o jitter da rede para sempre.

2. Limitações de largura de banda

As transmissões de fax requerem mais largura de banda do que as chamadas de voz devido à quantidade de dados envolvidos. Durante períodos de uso intenso da rede, largura de banda insuficiente pode levar a falhas nas transmissões.

VEJA: Aprenda como otimizar sua rede para VoIP, fax e outras comunicações empresariais.

3. Interoperabilidade de protocolo

Os aparelhos de fax devem usar o mesmo protocolo – normalmente T.30 ou T.38 – para se comunicarem de maneira eficaz. Se os dispositivos de envio e recebimento não estiverem alinhados, ocorrerão erros e a transmissão poderá falhar. O codec G.711 mais recente resolve alguns problemas de compatibilidade, mas ainda depende do suporte de ambas as máquinas.

VEJO: Saiba mais sobre como usar os codecs VoIP corretos.

4. Firewalls de rede

Firewalls e filtragem de NAT (Network Address Translation) podem bloquear ou interromper transmissões de fax VoIP, removendo os dados necessários dos pacotes. Desabilitar recursos como SIP ALG pode ajudar, mas pode expor sua rede a riscos de segurança.

VEJA: Confira os diferentes tipos de tradução de endereços de rede e quando usar cada um.

Alternativas de fax VoIP

Use um serviço de fax online

Quando você envia um fax usando um serviço online, a plataforma o processa por meio de sua infraestrutura de back-end, convertendo-o em um formato adequado ao dispositivo do destinatário – seja um e-mail, um portal web ou um aparelho de fax físico. Isso garante a confiabilidade e a compatibilidade de um fax tradicional, ao mesmo tempo que elimina a necessidade de hardware adicional.

Os melhores serviços de fax online possuem interfaces altamente fáceis de usar, acessíveis por meio de navegadores da web ou aplicativos móveis. Embora seja necessário acesso à Internet para iniciar o fax, os destinatários que usam aparelhos de fax tradicionais não precisam de acesso à Internet.

Se você precisar enviar apenas um fax ocasionalmente, serviços de fax on-line gratuitos ou pagos conforme o uso podem atender às suas necessidades. Se você precisar enviar por fax um cheque ou outro documento confidencial, lembre-se de que o fax é tão seguro quanto sua rede. Usar fornecedores confiáveis ​​é sempre uma boa ideia.

Para empresas, os planos de assinatura oferecem recursos aprimorados, como armazenamento seguro de documentos, integrações com ferramentas de produtividade e suporte para volumes maiores.

Use um fax ATA

Um fax ATA (adaptador de telefone analógico) é um dispositivo que conecta o aparelho de fax a um modem ou roteador, convertendo sinais analógicos em dados digitais para transmissão em uma rede VoIP.

Esta é uma solução prática para quem pretende migrar a comunicação para canais digitais, continuando a utilizar os equipamentos existentes.

A chave para o sucesso desta configuração é escolher um provedor de VoIP que ofereça suporte explícito a serviços de fax, como nem todos fazem. Com o fornecedor certo, um fax ATA pode oferecer desempenho confiável sem exigir uma transição para serviços de fax online. Para empresas que já possuem aparelhos de fax em funcionamento e preferem evitar despesas adicionais ou alterações no fluxo de trabalho, um fax ATA é uma opção eficaz e direta.

VEJO: Confira nossa análise do RingCentral para saber mais sobre nosso serviço VoIP habilitado para fax favorito.

Mantenha linhas telefônicas separadas para fax

Linhas fixas dedicadas garantem transmissão confiável de fax, especialmente para empresas que enviam ou recebem grandes volumes de documentos. Ao contrário de alguns serviços de fax online, você não enfrentará limites de páginas nem precisará alterar os fluxos de trabalho estabelecidos. Esta poderia ser uma boa configuração para transmissão de fax em massa, por exemplo.

No entanto, esta abordagem acarreta custos adicionais. Os provedores de telecomunicações normalmente cobram de US$ 25 a US$ 40 por mês por telefone fixo, mais taxas de configuração, o que é um pouco mais caro do que um serviço de fax on-line semelhante para pequenas empresas.

Também é importante considerar que a Comissão Federal de Comunicações (FCC) eliminou oficialmente a exigência de suporte de linha fixa em agosto de 2022. Embora o fax por linha fixa continue sendo uma opção por enquanto, a disponibilidade futura dessas redes é incerta à medida que as operadoras mudam o foco para tecnologias mais novas.

Para empresas com alto volume de fax e necessidade de confiabilidade, a manutenção de linhas fixas ainda pode valer o investimento. No entanto, aqueles que procuram soluções de longo prazo podem explorar alternativas como serviços telefônicos comerciais com suporte ao protocolo T.38 e serviços de fax online.