Como usar uma ponte de conferência para realizar uma reunião tranquila

Uma ponte de conferência é uma solução perfeita para empresas que precisam reunir muitas pessoas na mesma chamada. A maioria dos sistemas telefônicos modernos pode configurar esse tipo de chamada com muito pouco esforço.

Os participantes discam um único número de telefone de qualquer lugar do mundo para ingressar na ponte de conferência. Essas chamadas podem ser protegidas com um código de identificação de conferência que impede a entrada de pessoas não autorizadas.

Mesmo que você nunca tenha configurado uma ponte de conferência antes, é provável que seu sistema telefônico consiga fazer isso, quer você tenha um telefone fixo ou VoIP. É fácil, mas há algumas coisas que atrapalham os anfitriões e participantes de primeira viagem.

Como configurar uma ponte de conferência em segundos

Estamos ilustrando como configurar uma ponte de conferência com Nextiva, um popular serviço telefônico VoIP. Se você ainda não possui um sistema telefônico VoIP, verifique minha análise do Nextiva para ver se é adequado para você.

Os passos exatos serão um pouco diferentes se você estiver usando outro produto, mas os passos fundamentais serão mais ou menos os mesmos – não é tão complicado assim!

Uma observação rápida: as etapas abaixo eram válidas quando publiquei este artigo, mas os aplicativos evoluem e mudam com o tempo.

1. Crie uma ponte de conferência

O primeiro passo é criar uma nova ponte de conferência com o número de telefone que as pessoas usarão para ligar. Lembre-se que, por padrão, apenas os administradores têm permissão para criar novas pontes de conferência no Nextiva. Este também é o padrão em muitos outros sistemas telefônicos.

Depois de fazer login no painel Nextiva, siga estas etapas para criar uma nova ponte de conferência:

1. No menu superior, navegue até Recursos > Conferência.
2. Clique em Conferência Bridge+.
3. Adicione um nome descritivo para sua ponte.
4. Selecione um número de conferência no menu suspenso.
5. Defina uma notificação quando os chamadores entrarem/saírem (opcional).
6. Clique no botão Salvar.

Agora você deve ver os detalhes da audioconferência, incluindo número de telefone, ramal, ID da conferência e PIN do moderador.

Nota: Você deve ter um número de conferência local para criar uma ponte de conferência pessoal no Nextiva. Você pode criar um número de conferência de local acessando o painel principal e navegando em Locais > Recursos > Conferência.

2. Convide participantes da ponte de conferência

Depois de criar uma ponte de conferência, você precisa garantir que todos os participantes tenham as informações necessárias para ingressar.

Aqui está o que precisa estar em sua mensagem de convite aos participantes:

• Número de telefone.
• Extensão.
• ID da conferência.

No Nextiva, o ID da conferência é uma senha de seis dígitos que os chamadores precisam para ingressar. Definitivamente não se esqueça de enviar isso!

Não enterre essas informações em um e-mail – torne-as o mais fácil possível para as pessoas encontrá-las. Qualquer pessoa que se atrase para sua teleconferência ficará grata por não ter que cavar.

Executando sua primeira reunião com uma ponte de conferência

Usar uma ponte de conferência geralmente é simples e fácil de usar. Os usuários só precisam discar um número de telefone ou clicar em um link para participar da chamada.

Dito isto, a tecnologia nem sempre funciona conforme planejado. Aqui estão algumas dicas para garantir que tudo corra bem.

Teste sua ponte de conferência

Antes da primeira reunião real, é uma boa ideia revisar as configurações padrão da ponte de conferência e fazer um teste para garantir que tudo esteja funcionando conforme o esperado.

Durante a chamada de teste, você verifica se a qualidade do áudio e outras funcionalidades funcionam em um padrão aceitável. Se você integrou videoconferência, quadros brancos ou outras funcionalidades interativas, você também deve testá-los.

Isso permite identificar e corrigir possíveis problemas ou problemas de rede. É melhor resolver tudo isso agora do que tentar solucionar problemas na ponte de conferência enquanto as pessoas tentam entrar na reunião.

Entenda os problemas comuns da ponte de conferência

Você pode encontrar problemas com alguns participantes tendo problemas para ingressar na reunião da conferência. A maioria são geralmente problemas técnicos que podem ser resolvidos com bastante facilidade.

Aqui estão alguns dos problemas mais comuns e dicas para resolvê-los:

• Conexão de internet instável: Se você estiver usando um sistema telefônico VoIP, todos na chamada precisarão de uma conexão estável com a Internet. O VoIP não consome muita largura de banda, mas mesmo pequenos atrasos causam grandes problemas para uma conversa em tempo real. Os usuários que apresentam atraso ou áudio instável podem ter sorte se aproximando do roteador ou conectando-o diretamente.
• Problemas de cache: Se os chamadores não conseguirem fazer login, você pode pedir que limpem os cookies e o cache do navegador e reiniciem-no quando terminarem. Isso pode ajudar aqueles cujos computadores estão armazenando em buffer, atrasados ​​ou carregando em ritmo de lesma.
• Sistema operacional e/ou navegador desatualizado: Se eles estiverem usando sistemas operacionais ou versões de navegador mais antigos ou desatualizados, peça que atualizem para a versão compatível com o aplicativo de ponte de conferência atual. Se este for um problema recorrente, considere pedir às pessoas que garantam que seu sistema operacional/navegador esteja atualizado como parte da mensagem de convite da ponte de conferência.
• O ID da conferência não funciona: Os participantes podem encontrar mensagens de erro ao tentarem fazer uma chamada para a ponte com sua ID de conferência. Este erro pode ocorrer se você atribuiu recentemente um número de serviço a uma ponte de conferência recém-criada ou se um participante estiver tentando ingressar com um ID para uma conferência diferente.

Se nada disso ajudou ou se a qualidade da chamada não for o que você esperava, existem mais alguns problemas comuns de VoIP com soluções fáceis. E se as chamadas ainda estiverem indo mal, entre em contato com seu provedor de VoIP. Fazer a ponte para uma teleconferência em 2024 não deve ser uma grande exigência para o seu sistema telefônico.

Como iniciar uma teleconferência

Inicie a chamada na hora certa. É respeitoso com os participantes e incentiva qualquer pessoa que chegue tarde a chegar na hora certa para a próxima chamada. Se você começar tarde sempre, ninguém tentará chegar na hora certa.

Certifique-se de informar às pessoas que a chamada está sendo gravada. Isto é importante. Em alguns estados e jurisdições, você deve informar o seu público se eles estiverem sendo gravados. Em vez de se preocupar com as leis estaduais, é melhor incluir uma isenção de responsabilidade padronizada de que a chamada está sendo gravada, se você planeja fazê-lo.

Outra prática recomendada que recomendamos é pedir a todos os participantes que silenciem seus microfones, a menos que estejam falando. Como anfitrião, você poderá silenciar as pessoas, se necessário. Pode parecer rude, mas mesmo um pequeno ruído de fundo pode realmente interferir na qualidade da chamada.

Certifique-se de que as discussões não se desviem da agenda do tema para manter tudo sob controle durante a reunião e não ultrapassar o tempo previsto.

Observe a boa etiqueta nas reuniões

Se possível, recomendamos finalizar a ordem de fala e compartilhá-la com todos os participantes antes da reunião. Isso ajudará a manter as coisas sob controle e garantir que você cobrirá toda a sua agenda.

Incentive todos a se anunciarem quando entrarem na chamada. Em teleconferências extremamente grandes, isso pode não ser aconselhável, mas para chamadas menores ou com relativamente poucos palestrantes, geralmente é uma boa ideia.

Seja um bom exemplo de etiqueta sendo cortês, silenciando o microfone quando não estiver falando e articulando claramente suas palavras. Termine o que você precisa dizer e passe para a próxima coisa.

Cuidado com os participantes que abusam do seu tempo. Como anfitrião, entenda quando intervir e mantenha o fluxo da reunião. Se muitos palestrantes demorarem muito, você perderá a oportunidade de ouvir perguntas ou obter feedback.

Seja firme com oradores falantes, sem ser rude. Esta é uma das grandes diferenças entre a etiqueta apenas de áudio e a etiqueta de videoconferência. Em uma videochamada, há todos os tipos de dicas visuais que as pessoas perceberão. Quando é só voz, você tem que ser direto com pessoas que não param de falar.