Como preparar um sistema telefônico VoIP para o futuro

Voice over Internet Protocol é uma maneira rápida e fácil de atualizar a pilha de comunicação da sua empresa para a nuvem. Como uma solução baseada na internet, um sistema de telefone VoIP é mais econômico do que os sistemas tradicionais que se conectam à Public Switched Telephone Network.

Mas não há dois sistemas de telefonia VoIP iguais. Existem vários modelos de implantação, vários níveis de complexidade e diferentes estruturas de preços.

Qual é a melhor maneira de proteger seu investimento para o futuro, mantendo os custos baixos? Vamos descobrir.

Obtenha o sistema de telefonia VoIP menos complicado que funciona

No geral, um sistema de telefonia VoIP é uma solução leve, baseada na internet, que pode simplificar sua infraestrutura, ao mesmo tempo em que oferece mais flexibilidade em como você opera. Com tantos recursos para escolher, montar o sistema certo pode parecer assustador, não importa como você o aborde.

Meu melhor conselho? Encontre a solução mais simples que atenda às suas necessidades.

Para fazer isso, primeiro você precisa ter clareza cristalina sobre suas exigências. Pode ajudar se fazer as seguintes perguntas:

• Quais recursos são essenciais para sua operação agora?
• O que não está funcionando com seu sistema telefônico atual?
• Quantos usuários você terá hoje e daqui a um ano?
• Com quais ferramentas de negócios você precisa se integrar?
• Quais regulamentações do setor você precisa cumprir?
• Qual a importância da personalização?
• Você está procurando algo para uso comercial regular ou para um ambiente de contact center de alto volume?

Não complique demais suas exigências. Fazer isso pode resultar em você gastar mais dinheiro do que precisa.

Se você encontrar uma solução que ofereça a maioria dos recursos que você precisa, mas exija uma atualização para alguns recursos extras, continue procurando. Provavelmente há uma solução diferente que oferece um pacote ligeiramente diferente.

Embora seja importante considerar o que você precisará mais tarde, é fácil ficar preso pensando em todas as possibilidades.

Suas necessidades daqui a um ano devem ser levadas em consideração, mas não deixe que isso o impeça de seguir em frente.

Dicas para comprar qualquer tipo de sistema telefônico VoIP

Existem diferentes tipos de sistemas e tipos de implantação exclusivos. As melhores dicas para você dependem do tipo de sistema VoIP que você está considerando.

Sistemas simples plug-and-play somente de voz

Sua empresa provavelmente já tem o principal componente para esta solução baseada em nuvem: uma conexão com a internet.

Configurar seu novo sistema pode ser tão simples quanto configurar alguns roteadores adicionais para habilitar uma cobertura mais ampla. Você também pode precisar de adaptadores se seus telefones existentes não forem habilitados para IP. Mas é basicamente isso.

Um dos maiores benefícios do plug-and-play é que você não precisa lidar com o custo ou aborrecimento de substituir hardware. Ele foi projetado para complementar sua configuração atual para uma troca simples e otimizada de linha fixa para internet — ideal para novos negócios ou operações menores com muito pouca infraestrutura existente.

Se você precisa comprar telefones, é mais fácil obtê-los por meio do seu provedor de VoIP. Eles virão pré-configurados e tudo o que você terá que fazer é conectá-los.

No entanto, você pode economizar dinheiro comprando telefones recondicionados. Se fizer isso, certifique-se de considerar compatibilidade, marca e fabricante.

A opção mais barata, no entanto, é abrir mão dos celulares completamente. Sua equipe pode usar seus dispositivos móveis e computadores para tudo.

Um dos maiores problemas com esses tipos de sistemas é a escalabilidade de longo prazo. Embora você possa facilmente adicionar ou remover usuários conforme necessário, você pode eventualmente precisar de análises mais poderosas, opções de roteamento de chamadas e recursos de automação. Mas é difícil superar a facilidade e a simplicidade de um sistema VoIP sem frescuras.

VEJA: Confira os melhores sistemas de telefonia VoIP para pequenas empresas.

Plataformas de comunicação baseadas em nuvem infinitamente escaláveis

Plataformas de comunicação baseadas em nuvem também são bastante plug and play. Seu provedor gerencia todo o software e hardware nos bastidores em seu nome. E sua equipe pode lidar com chamadas usando telefones existentes, dispositivos móveis ou um desktop.

Mas, diferentemente de um simples sistema VoIP, eles oferecem uma grande variedade de recursos, canais de comunicação adicionais, planos para escolher e escalabilidade ilimitada.

Você pode começar com um plano básico e fazer upgrade para níveis mais altos conforme suas necessidades mudarem — essa é a melhor maneira de economizar dinheiro com esse tipo de sistema.

Muitas também oferecem soluções de contact center altamente personalizáveis ​​para gerenciar chamadas de entrada e saída em escala. Em outras palavras, há muito espaço para crescer.

Eles também costumam oferecer mensagens de texto, videoconferência, bate-papo em equipe, compartilhamento de arquivos e fax online (isso é chamado de UCaaS). Você pode obter praticamente todos os canais de que precisa para colaboração interna e comunicação externa

As desvantagens mais significativas são complexidade, custo e flexibilidade.

Esses sistemas fazem muito mais, portanto, tendem a ser mais difíceis de configurar, mais desafiadores de aprender e mais caros. Além disso, você perderá todos os seus canais de comunicação se decidir mudar para um sistema telefônico diferente.

Sistemas de telefonia VoIP locais altamente personalizáveis

Um sistema VoIP local é uma solução que envolve um servidor local que você gerencia, em vez de seu provedor cuidar do backend para você.

Alguns empresários preferem essa abordagem, pois ela dá controle total sobre a estrutura, a segurança e a configuração do sistema.

VEJA: Aprenda sobre as práticas recomendadas de segurança de VoIP mais importantes.

Aspectos como configuração de tronco SIP, adição ou remoção de usuários e atualização de recursos de segurança do sistema estão todos em suas mãos. O provedor de VoIP simplesmente estende os recursos de rede telefônica baseada na Internet para sua estrutura existente.

No entanto, essa solução provavelmente terá um grande investimento inicial. Você terá que comprar servidores, contratar funcionários para gerenciá-los e pagar por licenças de software.

Você também pode ter contas de luz mais altas e ter que comprar software adicional para manter seus servidores.

No entanto, os custos contínuos do software VoIP em si podem ser muito mais baratos do que os tipos de sistemas que abordamos até agora.

Você pode tomar medidas para dar suporte à longevidade do seu sistema local investindo em hardware de alta qualidade e uma equipe de suporte forte. Você vai querer uma equipe de TI dedicada disponível para gerenciar o sistema, coordenar recursos adicionais e ficar por dentro das práticas de segurança mais atualizadas.

Sistemas telefônicos híbridos

Se você tem um sistema de telefonia fixa e contratos de longo prazo com vários provedores dos quais não consegue se livrar, uma abordagem híbrida significa que alguns membros da sua equipe usam isso e outros usam VoIP.

Você manterá a estabilidade e a confiabilidade do seu sistema existente enquanto aproveita custos mais baixos para seus usuários de VoIP, melhor escalabilidade e recursos adicionais de VoIP que você não teria de outra forma.

Também é uma ótima maneira de fazer a transição gradual para comunicações baseadas na internet. Você pode distribuir os custos de migração ao longo do tempo, em vez de atualizar todo o seu sistema para VoIP de uma só vez.

Além disso, você tem controle total para decidir quais equipes usam VoIP e quais usam linhas tradicionais.

Equipes que fazem muitas chamadas de longa distância ou internacionais provavelmente são suas melhores candidatas para mudar para VoIP. A maioria dos planos de VoIP inclui chamadas nacionais ilimitadas e alguns oferecem upgrades de chamadas internacionais ilimitadas. Só isso provavelmente economizará seu dinheiro imediatamente.

Essas economias serão multiplicadas para grandes empresas com centenas ou milhares de usuários.

Soluções de call center virtual

Se você tiver apenas um ou dois representantes de vendas ou de atendimento ao cliente, provavelmente não terá problemas em usar um sistema telefônico comum.

Mas grandes equipes que gerenciam alto volume de chamadas geralmente precisam de recursos mais avançados. Felizmente, elas podem aproveitar a funcionalidade VoIP por meio de software de call center e contact center.

Assim como um sistema comum, o software de call center virtual pode ser totalmente gerenciado pelo seu provedor, implantado em um servidor de nuvem de sua propriedade ou em um servidor físico em seu escritório.

Estes são os sistemas mais complexos, incluindo uma variedade de recursos para:

• Encaminhe os chamadores para o lugar certo.
• Auxiliar os supervisores no monitoramento do desempenho.
• Sincronize dados críticos do cliente.
• Monitore a conformidade e a adesão ao processo.
• Comunique-se por meio de aplicativos de mensagens e mídias sociais.
• Ofereça experiências excepcionais aos clientes.
• Automatize tarefas repetitivas.
• Mantenha os agentes engajados.
• Mantenha a consistência.

A melhor maneira de economizar dinheiro é escolher um sistema que se integre ao seu software de CRM, inclua todas as funcionalidades básicas de que você precisa e lhe dê bastante espaço para crescer.

É fácil se distrair com os recursos avançados de um call center, mas é importante considerar o que você realmente precisa e o que é bom ter.

Sistemas de telefonia VoIP vs. trunking SIP

O troncalização SIP só é uma opção se você estiver usando um sistema de linha fixa ou tiver uma Central Privada de Ramal disponível.

Semelhante a um sistema VoIP híbrido, é uma maneira econômica de fazer a transição para comunicações baseadas na Internet sem se livrar da sua infraestrutura existente.

No entanto, o entroncamento SIP funciona sobre o seu sistema em vez de substituí-lo.

Linhas fixas exigem fios de cobre indo para a operadora de telefonia. É caro mantê-los. Além disso, quanto mais longe o destinatário estiver da sua localização física, mais trabalho será necessário para conectá-lo. Portanto, você tem que pagar mais por chamadas de longa distância.

Com o trunking SIP, você substitui esses fios de cobre por linhas virtuais pela internet. Imediatamente, chamadas de longa distância são coisa do passado.

Você também verá economias de custo significativas porque os serviços de trunking SIP têm preços por canal (também chamado de trunk). Cada canal pode lidar com uma chamada por vez, então você precisará de 15 canais para suportar 15 chamadas simultâneas.

Os sistemas VoIP, por outro lado, cobram por usuário. Você precisa de muito menos canais do que tem usuários, o que lhe dá uma redução de custo imediata.

Como a maioria dos provedores de troncalização SIP configura tudo remotamente, a implementação leva apenas algumas horas ou um dia.