Como enviar um fax de teste gratuito para ter certeza de que tudo funciona

Você configurou seu aparelho de fax de acordo com as instruções do fabricante e tudo parece estar em ordem – mas como você pode ter certeza de que realmente funcionará? Enviando um fax de teste.

Enviar um fax de teste é a melhor maneira de confirmar se seu dispositivo está conectado corretamente e se seus documentos chegarão às mãos certas. Isso é muito importante se você precisar enviar por fax um cheque ou outro documento confidencial.

Normalmente, o processo leva menos de 10 minutos e você pode enviar um fax de teste gratuitamente. Isso é verdade se você estiver usando um aparelho de fax, um computador com fax modem ou um serviço de fax online.

A maneira mais fácil de testar fax

Como muitas pessoas, o serviço de fax de teste mais fácil que conheço é administrado pela Hewlett-Packard (HP). Já existe há anos e é uma maneira simples e gratuita de testar se sua máquina está pronta para enviar e receber mensagens – e você nem precisa de uma máquina da marca HP para usá-la.

Como referência, a maioria dos dispositivos de fax são programados para emitir um relatório impresso ou digital que confirma o status da sua transmissão, e um fax bem-sucedido geralmente resulta em um relatório que marca o arquivo como “em processamento” ou “enviado”. Obviamente, se sua máquina encontrar problemas, você poderá ver uma notificação dizendo “sem resposta”, “ocupado” ou “incapaz de conectar”.

Embora esses relatórios sejam úteis para determinar se o seu fax foi enviado ou não, eles não informam se o seu equipamento pode receber transmissões. Dito isso, o número de fax de teste da HP, 1-888-HPFaxme (1-888-473-2963 EUA), oferece uma ótima maneira de garantir que os caminhos de saída e de entrada estejam abertos. Na verdade, esse sistema automatizado até envia um fax de resposta para informar que a linha está funcionando corretamente.

Se o seu dispositivo estiver conectado e programado corretamente, você receberá um fax de resposta em até cinco minutos. Uma espera superior a 10 minutos pode indicar um problema nas configurações da linha ou do fax. Conforme sugerido, você pode enviar seu arquivo de teste usando qualquer marca de máquina – e desde que esteja nos Estados Unidos, é totalmente gratuito.

VEJO: Aprenda como usar um aparelho de fax e algumas soluções simples se ele não estiver funcionando.

O que incluir no seu fax de teste

Você não precisa enviar um documento real para o número do teste, pois uma única folha de rosto será suficiente. A idéia principal aqui é incluir seu número de fax completo e preciso de 10 dígitos no cabeçalho do documento, pois isso informará à HP para onde enviar sua resposta.

Lembre-se, assim como o cabeçalho de um documento, o cabeçalho do fax aparece no topo de cada arquivo que você envia. O cabeçalho do fax deve incluir os principais detalhes de contato, como nome, empresa, número de fax e número de fax do destinatário, juntamente com a data e hora da transmissão. Estas informações são programadas diretamente na máquina antes de enviar o fax.

No menu principal do painel de controle da sua máquina, selecione Configurar, Configuração de faxe então Preferências.

A partir daí, você poderá inserir detalhes do cabeçalho por meio do Cabeçalho do fax opção. Como precaução extra para garantir uma transmissão bem-sucedida, a HP também recomenda que você suspenda temporariamente quaisquer serviços, como identificação de chamadas ou bloqueio de spam. Esses recursos podem interferir no sinal de fax e resultar em falha no teste.

As etapas exatas do painel de controle da sua máquina podem variar. Verifique com o fornecedor ou com seus recursos on-line se tiver problemas.

O que fazer se o fax de teste falhar

Se você ficar esperando por mais de 10 minutos, é hora de solucionar o problema. Claramente, sua máquina está enfrentando um problema – mas pode não estar claro se a falha está no envio ou recebimento do sinal de fax.

Na maioria dos casos, o problema específico pode ser identificado e corrigido através de uma série de etapas sequenciais, começando com um relatório de teste de fax. Muitas vezes, você pode ter uma ideia de onde ocorreu a falha selecionando a opção Executar teste de fax ou Relatório de teste de fax opção da sua máquina Configurar ou Fax menu e revisando a impressão de diagnóstico. Isso pode fornecer orientação sobre onde o sinal deu errado.

O fax de teste não foi enviado

Independentemente de você estar usando uma máquina tradicional ou um serviço online, o envio do fax não demora muito. Se já se passaram mais de alguns minutos e o fax não foi enviado, você deverá iniciar a solução de problemas.

Primeiro, verifique a conexão do fax ligando para o número do fax. Se você não ouvir nenhum tom de fax, certifique-se de que todos os cabos estejam conectados às portas corretas de acordo com as instruções do fabricante. Se a linha parecer estar conectada, você poderá garantir uma transmissão bem-sucedida ajustando determinadas configurações da máquina.

Tente diminuir a velocidade do fax do equipamento, normalmente encontrada no Configurações avançadas de fax menu. Você também pode ativar Erro no modo de conexãoo que retardará a transmissão automaticamente se detectar que a qualidade da linha está comprometida. Enviar seu fax em preto e branco também pode simplificar o processo de envio.

Observe que esses ajustes podem exigir mais tempo para serem transmitidos. Se o problema persistir, reconfirme se a máquina está Tipo de discagem está definido para Tom em vez de Pulso. As linhas telefônicas atuais usam discagem por tom, portanto, qualquer dispositivo de fax configurado para detectar um sinal de pulso pode não conseguir estabelecer uma conexão.

O fax de teste não foi recebido

É possível que seu fax tenha sido enviado, mas sua máquina não tenha conseguido processar o sinal de resposta da HP. Se você suspeitar que este pode ser o caso, certifique-se Resposta automática é ativado acessando o Fax ou Configurar menu. Caso contrário, o dispositivo poderá aguardar que você atenda manualmente antes de aceitar faxes recebidos.

Se a sua secretária eletrônica compartilha a linha de fax, uma saudação longa ou distorcida pode confundir as transmissões recebidas. O sinal também pode estar expirando antes que a máquina possa captá-lo e reconhecê-lo como um fax. Certifique-se de que sua saudação tenha menos de 10 segundos com qualidade de som nítida e cinco segundos de silêncio no final.

Você também pode aumentar o Toques para atender em seu Configurações menu, pois ambas as etapas ajudarão a garantir que sua secretária eletrônica tenha tempo suficiente para detectar um tom de fax. Por fim, selecione o Anel Distintivo configuração para que seu aparelho possa distinguir um tom de fax de uma chamada telefônica.

Existem alguns recursos comuns do sistema telefônico VoIP, como chamada em espera, que podem interromper a transmissão do fax, fazendo com que o dispositivo do remetente identifique sua linha como ocupada ou indisponível.

Os gerentes de privacidade e os serviços de identificação de chamadas também podem bloquear um sinal de entrada de um número de fax desconhecido. Tente desligar temporariamente a chamada em espera discando *70 antes do número de fax de teste. Se o problema persistir, ligue para um *82 em vez disso, para sinalizar o número da HP como um remetente reconhecido.

VER: Ainda está tendo problemas? Confira nosso guia completo sobre o que fazer quando um fax não chega.

Outros serviços de fax de teste confiáveis

Embora o número de fax de teste da HP seja um serviço de fax de teste sólido, existem algumas outras empresas de impressão e fax que oferecem um serviço semelhante:

• Cânone fornece um número de fax gratuito que permite testar qualquer marca de máquina. Basta enviar seu documento para 1-855-FX-CANON (1-855-392-2666 EUA), certificando-se de incluir seu número de fax no cabeçalho. Se tudo estiver configurado corretamente, você receberá uma página de confirmação em poucos minutos.
• Irmão oferece o mesmo tipo de serviço gratuitamente, mas está disponível apenas para clientes que usam um dispositivo da marca Brother registrado no programa de garantia da empresa. Esses clientes podem acessar a linha exclusiva enviando um fax com a palavra “TEST” para 1-877-268-9575 (EUA). Desde que o seu fax esteja configurado corretamente e inclua suas informações de contato precisas no cabeçalho, a Folha de Teste de Fax automatizada e o sistema de Registro de Produto da Brother enviarão uma resposta.

Dedicar alguns minutos para enviar um fax de teste pode parecer um item extra desnecessário em sua lista de tarefas. Ainda assim, é uma maneira relativamente rápida, fácil e gratuita de evitar o incômodo de ter problemas quando outra pessoa está aguardando sua comunicação – tornando-a uma prática recomendada para todas as empresas que precisam enviar faxes.