Como aumentei minha produtividade com Obsidian e dois documentos simples

Como todo mundo, estou constantemente procurando maneiras de melhorar minha produtividade.

Ao longo dos anos, experimentei meu quinhão de soluções: experimentei o Google Keep para anotações rápidas, o Slack para lembretes de tarefas em tempo real, o Any.do para listas de tarefas simples, as extensões Pomodoro do Chrome para cronometrar meu foco, o Asana para supervisão em nível de projeto, OKRs para alinhar metas e objetivos gerais e Airtables superprojetados para projetos maiores com muitas subtarefas.

Mais cedo ou mais tarde (muitas vezes embaraçosamente mais cedo), todos os sistemas que experimentei tornaram-se incontroláveis, negligenciados e abandonados. Quando tudo mais falhava, eu voltava ao papel e à caneta ou simplesmente pedia à minha esposa que me lembrasse de algo particularmente importante.

Hoje em dia, estou mantendo tudo simples – e realmente funciona. Se você estiver interessado em uma ferramenta de produtividade que realmente se adapte a você, Obsidian pode ser a resposta que você está procurando.

Um trabalhador do conhecimento se afogando em conhecimento

Primeiro, alguns detalhes sobre mim. Sou um típico trabalhador do conhecimento, mas com uma diferença: meu trabalho (remoto) está em todos os lugares. Como gerente, faço malabarismos com tudo, desde liderar uma equipe até lidar com questões organizacionais. Preciso mudar de contexto constantemente e controlar muitas informações. E ocasionalmente, eu até sento e escrevo coisas.

Embora seja grato pelo quão interessante e desafiador é meu trabalho, muitas vezes tenho dificuldade para me manter à tona em um oceano de tarefas, lembretes, mensagens, notas e planos.

Como estou preso à mesa na maioria dos dias, geralmente trabalho exclusivamente em meu laptop Windows. Não sou muito fã de sincronização entre dispositivos ou mesmo de uso móvel, mas entendo perfeitamente por que qualquer solução de produtividade moderna também precisa acertar esses aspectos.

Entre na Obsidiana

Basicamente, Obsidian é um aplicativo de anotações, mas é muito mais do que isso. Ele pode ajudá-lo a organizar grandes partes do seu conhecimento e torná-lo facilmente acessível, e é por isso que muitos leais à Obsidiana o chamam de “cérebro digital”. Acho que é uma metáfora adequada para o que você pode fazer com Obsidian, embora eu esteja mantendo meu cérebro digital muito mais simples.

As notas Obsidian são baseadas em Markdown, a popular linguagem de marcação que usa sintaxe simples para formatar texto. Digitar **isto** transforma-o em esse – você pode não estar familiarizado com o nome, mas provavelmente já usou o Markdown ou a sintaxe inspirada no Markdown no Slack, Discord ou outros aplicativos populares. Como eu já estava familiarizado com as convenções de formatação, criar notas em Obsidian foi fácil para mim.

Onde os cérebros possuem vias neurais, a Obsidiana possui ligações entre notas. Esse recurso aparentemente básico permite definir e visualizar relações entre ideias, conceitos ou qualquer outra coisa que você possa colocar em uma nota. Ao construir constantemente essa rede, você torna seu cérebro digital mais complexo e poderoso a cada dia.

Com recursos como notas diárias, modelos e uma rica biblioteca de plug-ins, o Obsidian pode se adaptar a praticamente qualquer fluxo de trabalho. Essa é a beleza do aplicativo: ele pode ser tão complexo ou básico quanto você precisar.

Embora haja potencial para transformá-lo em um sistema de gerenciamento de conhecimento altamente organizado, descobri que mantê-lo simples tornou-o muito mais fácil de manter.

Os documentos que realmente funcionam (para mim)

Quando comecei a usar Obsidian, apostei tudo, construindo uma biblioteca de notas. Configurei pastas separadas para atas de reuniões, metas e sessões de brainstorming. Eu registrei obedientemente anotações diárias. Experimentei vincular notas e até criei uma tela visual de “visualização mestre” que deveria ser meu alardeado centro de tudo.

Em teoria, era a configuração perfeita para gerenciar meu conhecimento. Mas, na prática, foi um exagero completo. Toda aquela estrutura ficou ali, juntando poeira.

Por fim, acabei voltando a apenas dois documentos principais: uma lista de tarefas semanais chamada “Foco” e um documento grande e confuso que chamei de “Esboço”. Esses dois documentos fazem o trabalho pesado para mim todos os dias, sem a necessidade de pastas complexas ou sistemas de notas hiperorganizados.

O Foco documento é minha lista de tarefas semanais. Anoto tudo o que preciso resolver no futuro imediato. Pode ser tão pequeno como responder a uma mensagem ou preparar-se para uma reunião, ou tão importante como criar uma estratégia totalmente nova para o nosso site. Até mesmo este artigo começou como uma tarefa pendente no Focus.

No início de cada semana, copio a lista de tarefas da semana anterior para o topo da página, ajusto-a para a semana atual e começo de novo. Nada passa despercebido, a menos que eu decida excluí-lo. Como vejo constantemente tarefas de semanas anteriores, tenho a oportunidade de detectar problemas que precisam ser reabertos ou tarefas em andamento que precisam ser transferidas para a nova semana.

Dica: embora Obsidian não deixe isso óbvio, ele suporta a inserção de caixas de seleção em suas notas (o atalho é Ctrl/Cmd-L). Verificá-los é extremamente satisfatório.

O Rascunho doc, por outro lado, é meu espaço não estruturado, onde tudo vai aqui. Precisa enviar um e-mail importante? Vai em Rascunho. Precisa solucionar problemas de uma fórmula Airtable ou anotar ideias para um artigo? Mesmo. É onde despejo notas de pesquisa, links, imagens e pequenas listas aleatórias de tarefas – tudo sem me preocupar com formato ou ordem.

Aqui está a parte que pode parecer bizarra para você: raramente excluo algo do Drafting. Eu apenas continuo adicionando mais ao fundo. Como é tão rápido navegar, é fácil encontrar algo de semanas atrás, se eu precisar. Essa abordagem de “força bruta” pode não ser a mais refinada, mas me evita perder notas ou ideias espalhadas pelo Google Docs, Slack, e-mails, aplicativos de tarefas ou, pior, minha memória muito falível.

Entre o Foco e o Rascunho, encontrei uma maneira de controlar cerca de 90% do que preciso sem pagar a “imposta de produtividade” de manter e organizar anotações constantemente. Não há manutenção diária, nem estruturas de pastas elaboradas – apenas dois documentos simples que se encaixam naturalmente no meu fluxo de trabalho.

Não é um sistema polido e abrangente, mas funciona para mim e, honestamente, acho que poderia funcionar para muitas pessoas. No entanto, se e quando eu decidir que meu sistema precisa ser mais complexo, irei aumentá-lo facilmente graças à flexibilidade do Obsidian.

Espere, você não pode fazer isso com outros aplicativos?

Sim, você pode usar o Google Docs ou qualquer outro editor de texto para manter uma lista de tarefas semanais e um despejo de notas em execução. Afinal, eu disse que são dois documentos simples.

Mas o Obsidian oferece algo que essas outras ferramentas não oferecem. É rápido e enxuto quando quero que seja discreto (na maioria das vezes) e imensamente poderoso quando preciso inovar na forma como faço meu trabalho.

Essa é uma das maiores vantagens do Obsidian – a capacidade de expandi-lo e personalizá-lo infinitamente. Já adicionei temas para deixar do jeito que eu quero, encontrei vários plugins que facilitam meu dia a dia e ajustei a UI para se adequar ao meu estilo de trabalho. Parece pessoal, como um espaço de trabalho que construí para mim.

E aqui está o chute: mal arranhei a superfície. Ainda há muito para explorar – plug-ins que podem mudar completamente a forma como eu o uso, ajustes de CSS para estilo e opções de sincronização para quando eu quiser trabalhar em vários dispositivos. É raro encontrar uma ferramenta tão personalizável e com tanto potencial inexplorado, e estou realmente animado para me aprofundar no que o Obsidian pode fazer. E embora minha configuração seja básica hoje, sei que continuarei contando com o Obsidian se precisar torná-lo complexo novamente.

Embora eu concorde que o Obsidian tem uma curva de aprendizado mais acentuada do que muitos aplicativos de consumo, você não deve se sentir desanimado em experimentá-lo. Definitivamente, não é o tipo de aplicativo de anotações que você pode iniciar para anotar rapidamente uma lista de compras – mas para qualquer outro caso de uso, definitivamente vale a pena enfrentar a curva de aprendizado.

Embora não seja um grande fator para mim, o Obsidian também faz algo que é bastante raro hoje em dia: funciona totalmente offline e seus dados são armazenados em sua máquina, não na nuvem. Existe um serviço de US$ 4/mês chamado Obsidian Sync que sincroniza suas notas entre dispositivos, mas é totalmente opcional. Ah, e o aplicativo não impõe nenhum recurso de IA a você (mas você pode integrar facilmente o ChatGPT por meio de um plug-in, se desejar). Falando em IA, definitivamente vale a pena conferir o primeiro NotebookLM de IA do Google.

Alguns recursos para você começar a usar Obsidian

Obsidian pode ser um pouco intimidante, então aqui estão alguns recursos que recomendo para iniciantes em Obsidian.

E com isso, voltarei a destrinchar minha lista Focus.