A transmissão de fax é legal? Sim, mas há restrições

Feito da maneira certa, a transmissão por fax pode ser uma ferramenta poderosa de marketing e comunicação. Aqui estão alguns motivos:

• Entrega garantida e altas taxas de abertura: Ao contrário dos e-mails que podem se perder em pastas de spam ou não serem lidos, os faxes são entregues diretamente na máquina do destinatário.
• Para atingir públicos específicos: O fax ainda é amplamente utilizado por grupos demográficos mais antigos e por indivíduos em setores como saúde e finanças.
• Avisos legais e entrega de documentos: O fax ainda é um método válido e aceito para envio de documentos legais, contratos ou outras notificações importantes.

Para certos casos de uso, a transmissão de fax é uma forma mais confiável de transmitir a mensagem, mas você precisa saber como fazê-lo legalmente.

O fax é altamente regulamentado e as multas por “fax indesejado” são pesadas – isso não é como o e-mail, onde você pode simplesmente enviar.

Transmissão de fax em massa: tradicional versus nuvem

Antes da Internet, o envio de fax era uma das maneiras mais rápidas e confiáveis ​​de levar informações a alguém. As empresas enviaram avisos, formulários e comunicações confidenciais por fax porque a transmissão foi quase instantânea.

Mas eles não conseguiram fazer isso em grande escala. Cada aparelho de fax estava conectado a uma linha fixa e a um modem dial-up. O remetente tinha que inserir manualmente os números de fax do destinatário ou usar uma lista pré-programada e transmitir o documento página por página. Esse processo era demorado, propenso a erros, como linhas ocupadas e falhas de transmissão, e carecia de recursos como agendamento, rastreamento ou relatórios detalhados.

Hoje, as empresas podem transmitir fax pela Internet, a partir de um telefone celular, a qualquer hora e em qualquer lugar – tudo o que é necessário é uma conexão estável à Internet. Eles simplesmente selecionam destinatários de uma lista de contatos ou carregam uma lista, enviam ou agendam faxes e pronto.

A nova abordagem é muito mais conveniente e o envio de fax baseado em nuvem se integra a ferramentas como CRMs e vem com ferramentas integradas de rastreamento e conformidade. Depois de otimizar os processos de fax na nuvem, os custos diminuem. A comunicação pela Internet é geralmente mais barata do que enviar fax por linhas telefônicas, especialmente para transmissões de fax.

A transmissão de fax é legal – fax indesejado não é

Para usar esta ferramenta poderosa legalmente, você precisa saber a diferença entre “fax indesejado” e fax legal. O envio de faxes não solicitados ou indesejados é ilegal e pode colocá-lo em maus lençóis.

Regulamentações como a Lei de Proteção ao Consumidor Telefônico (TCPA), a Lei de Prevenção de Lixo Fax de 2005 e a Lei Can-Spam de 2003 – algumas das mesmas regulamentações que regem o uso de e-mail – descrevem como usar o fax legalmente.

Há muito o que abordar em cada ato, então vamos apenas delinear os pontos mais importantes a seguir:

• Obtenha consentimento verificável por escrito: Obtenha permissão explícita de aceitação antes de enviar qualquer fax de marketing. Isso significa um formulário em papel assinado pelo destinatário, uma confirmação por e-mail com um link de inscrição claro ou outro método verificável.
• Seja transparente: Indique claramente seu nome, endereço, número de telefone e a finalidade do fax no cabeçalho da transmissão. Não use linhas de assunto ou conteúdo enganosos para induzir os destinatários a ler o seu fax.
• Ofereça uma desativação clara e fácil: Inclua uma opção de cancelamento em destaque em cada fax, explicando como cancelar a assinatura de mensagens futuras. Certifique-se de que seja fácil de entender e executar por meio de um número de telefone, link de site ou e-mail de resposta.
• Mantenha listas precisas de não enviar fax: Limpe regularmente sua lista com os registros de não envio de fax padrão do setor e remova imediatamente qualquer pessoa que desista.
• Mantenha registros detalhados: Mantenha um registro de cada transmissão de fax, incluindo o conteúdo, lista de destinatários, documentação de aceitação e confirmação de entrega. Esses registros podem salvar vidas se você enfrentar desafios legais.

As regulamentações podem evoluir, portanto, mantenha-se atualizado sobre os requisitos mais recentes da Comissão Federal de Comunicações (FCC) para proteger o seu negócio.

Tipos de serviços de transmissão de fax

Agora que você entende a estrutura legal, vamos explorar suas duas opções para enviar fax em massa: usando um sistema de transmissão dedicado ou usando os serviços integrados de VoIP.

Sistemas dedicados de transmissão de fax

A maioria dos bons serviços de fax on-line oferece suporte à transmissão de fax e vem com recursos de suporte valiosos, como gerenciamento de documentos, agendamento, rastreamento e ferramentas de conformidade. Comprar um desses pode ser uma boa opção se você estiver satisfeito com sua configuração técnica, mas precisar de uma maneira melhor de enviar fax.

Os sistemas de fax dedicados oferecem recursos especializados, como:

• Direcionamento e personalização avançados.
• Gerenciamento de desativação.
• Integração da lista Do-Not-Fax.
• Registros de transmissão detalhados.

Esses recursos mantêm a transmissão de fax em conformidade com a legislação pertinente e são essenciais para empresas com maior carga regulatória, como serviços de saúde ou jurídicos. Além disso, a infraestrutura dedicada pode lidar com grandes volumes para garantir que seus faxes cheguem aos seus destinos a tempo.

Serviços de telefone VoIP para transmissão de fax

Muitos, mas não todos, serviços de telefone VoIP permitem o envio de fax e muitas vezes não possuem os recursos e funcionalidades de sistemas de transmissão de fax dedicados. Isso pode dificultar o envio de fax em massa ou a conformidade com os regulamentos de fax.

O envio de faxes por VoIP é possível, mas não é confiável. Normalmente, os provedores de VoIP oferecem fax como um serviço complementar porque é literalmente um serviço diferente executado em uma infraestrutura separada.

Se você já usa VoIP, verifique se o seu provedor oferece um serviço de fax integrado. O RingCentral, por exemplo, inclui fax em seus planos Advanced e Ultra, portanto, nenhuma assinatura separada é necessária. Ele também possui um plano de fax independente que suporta até 3.000 faxes por usuário por mês.

Outra opção é o Nextiva, que oferece uma solução de fax online chamada vFax. Este aplicativo independente permite enviar e receber fax por meio de seu computador ou conectar-se a um aparelho de fax.

VEJA: Nossa análise Nextiva, análise RingCentral e comparação Nextiva vs RingCentral para saber mais.

Qual configuração de fax é ideal para você? Se você envia faxes apenas ocasionalmente ou envia campanhas de baixo volume, uma solução VoIP simples pode ser suficiente. No entanto, um serviço de transmissão de fax dedicado é o vencedor claro para campanhas direcionadas de alto volume com requisitos de conformidade.

Faça sua pesquisa sobre os requisitos de conformidade do setor e analise os custos para determinar qual é o melhor.