A maioria dos aplicativos de produtividade desperdiça mais tempo do que economiza

Na busca por realizar mais trabalho, muitos de nós recorremos a aplicativos de produtividade. Mas e se eu disser que essas ferramentas estão realmente custando tempo? Com recursos infinitos para explorar, alguns desses aplicativos podem distrair mais do que ajudar. Antes de baixar outro aplicativo de produtividade, aqui está o que você precisa saber.

Lembro-me da época em que os aplicativos de produtividade eram simples. Eles ajudaram você a acompanhar tarefas, anotar ideias e talvez até configurar alguns lembretes. Mas à medida que a concorrência no mercado de aplicativos crescia, os desenvolvedores começaram a adicionar mais recursos para manter os usuários envolvidos e, às vezes, também noivo. Hoje, os aplicativos de produtividade não ajudam apenas você a gerenciar o seu dia. Eles convidam você para uma experiência pseudo-social, muitas vezes com todas as distrações das redes sociais.

Nos últimos anos, muitos aplicativos de produtividade introduziram elementos gamificados. Placares, conquistas e até emblemas para recompensar os usuários pela realização de determinadas tarefas. Superficialmente, esses recursos podem parecer motivadores. Quem não quer receber um tapinha virtual nas costas por atingir sua meta diária? No entanto, a desvantagem é que estes elementos podem desviar o nosso foco do trabalho em si para as recompensas por concluí-lo.

Agora é comum ver placares e pontos em aplicativos de produtividade. Por exemplo, alguns aplicativos rastreiam o número de tarefas que você concluiu em um dia e depois colocam você em um placar com outros usuários. Em pouco tempo, você poderá gastar mais tempo otimizando pontos do que produtividade. O objetivo de focar em um trabalho significativo desaparece silenciosamente à medida que o objetivo passa a ser competir com os outros, uma experiência surpreendentemente semelhante à cultura de “curtidas”, “compartilhamentos” e “contagem de seguidores” das mídias sociais.

O que é pior, esses recursos costumam ser acompanhados de uma enxurrada de notificações que, embora tenham a intenção de encorajar, muitas vezes interrompem nosso foco. A ironia é que as próprias ferramentas que utilizamos para obter produtividade podem acabar criando ciclos de distração e busca de validação. Em vez de nos manter concentrados na tarefa, eles nos tentam a verificar o aplicativo, comparar nosso progresso com o de outros ou buscar conquistas digitais.

Vale a pena usar aplicativos de produtividade?

Depois de considerar as armadilhas dos aplicativos de produtividade, é natural perguntar: vale a pena usá-los? Embora seja verdade que alguns aplicativos introduzem distrações, seria injusto dizer que todas as ferramentas de produtividade são uma perda de tempo. O valor real dos aplicativos de produtividade está em escolher os aplicativos certos e usá-los com sabedoria.

O aplicativo de produtividade certo, quando usado com um propósito claro, pode realmente ajudar a organizar tarefas, monitorar metas e agilizar projetos. Para pessoas que lidam com múltiplas responsabilidades, um aplicativo bem projetado pode servir como um centro centralizado para listas de tarefas, prazos e lembretes, ajudando-as a manter o controle de suas prioridades. Na verdade, alguns aplicativos se concentram especificamente em reduzir a desordem e as distrações, permitindo que você organize as informações sem se preocupar com recursos desnecessários.

Dito isto, o desafio reside em encontrar um equilíbrio. É fácil passar muito tempo atrás do próprio aplicativo, organizando e reorganizando cuidadosamente as tarefas, em vez de realmente concluí-las. Por exemplo, gastar meia hora aperfeiçoando o calendário codificado por cores ou ajustando as configurações não é necessariamente produtivo se distrair de um trabalho significativo.

Idealmente, um aplicativo de produtividade deve ajudá-lo a definir um plano e, em seguida, sair do seu caminho para que você possa se concentrar nas tarefas reais. Pode ser útil avaliar periodicamente se um aplicativo está aumentando sua produtividade ou apenas se tornando mais uma distração. Se os recursos de um aplicativo estão ocupando mais tempo do que o seu trabalho real, talvez seja hora de ajustar sua abordagem (ou até mesmo considerar uma ferramenta mais simples).

Como usar esses aplicativos de maneira eficaz

Se usados ​​com cuidado, os aplicativos de produtividade podem ser aliados poderosos no gerenciamento de tempo e tarefas. Então, o que você pode fazer para tirar o máximo proveito deles sem cair nas armadilhas comuns do uso excessivo ou da distração?

Nem todos os aplicativos de produtividade são criados iguais e cada um deles geralmente tem uma finalidade específica. Antes de baixar um novo aplicativo, considere o que você mais precisa. Você está procurando um gerenciador de tarefas, um rastreador de hábitos ou uma plataforma de anotações? Ao esclarecer seus objetivos, você pode selecionar um aplicativo que os suporte diretamente, em vez de um que ofereça recursos atraentes, mas desnecessários.

Depois de escolher um aplicativo, reserve um momento para entender sua funcionalidade principal. Muitas ferramentas de produtividade dependem de estruturas organizacionais específicas, como quadros Kanban, GTD (Getting Things Done), técnica Pomodoro ou bloqueio de tempo. Conhecer a lógica por trás desses métodos ajudará você a aproveitar ao máximo o aplicativo e evitar ficar atolado em recursos que não são úteis para você. Dessa forma, você não está apenas usando a ferramenta – você a alinha com uma técnica de produtividade eficaz.

Adaptar o aplicativo ao seu fluxo de trabalho pessoal é essencial. A personalização de tags, categorias ou lembretes pode fazer com que o aplicativo funcione perfeitamente de acordo com sua programação e preferências. Evite adicionar muitas camadas de organização, pois pastas ou códigos de cores excessivos podem complicar as coisas. Em vez disso, mantenha-o simples e focado em apoiar as suas principais prioridades. Por exemplo, configure lembretes apenas para as tarefas mais críticas, para que as notificações não se tornem outra distração.

Aqui estão alguns dos meus favoritos

Tenho testado todos os tipos de aplicativos de produtividade para ver qual é o mais adequado para mim. Abandonei muitos aplicativos até agora, enquanto alguns entraram na minha lista de favoritos.

Floresta: Foco na Produtividade

Forest é um aplicativo de produtividade exclusivo que ajuda você a manter o foco, salvando o ambiente natural. Quando precisar se concentrar, você planta uma árvore virtual que crescerá enquanto você trabalha. Porém, se você sair do aplicativo para verificar outras coisas, a árvore murcha. Com o tempo, à medida que você conclui sessões de trabalho focadas, você pode fazer crescer uma floresta virtual, uma representação visual de sua produtividade. Gosto de Forest porque transforma o foco em uma experiência visual positiva. Acrescentar produtividade ao plantio de uma árvore pareceu uma grande mudança de ritmo.

telefone minimalista: tempo de tela

Este aplicativo pode ser uma grande ajuda para reduzir o vício do telefone. Ele fornece uma tela inicial personalizada projetada especificamente para diminuir o tempo de tela e melhorar seu foco. Isso é feito tornando as coisas em preto e branco, removendo ícones coloridos e bloqueando aplicativos que consomem tempo. Resumindo, este aplicativo deixará seu telefone chato e o incentivará a fazer algo mais produtivo. O único problema é que é um aplicativo pago. Você pode fazer um teste gratuito de 7 dias para testá-lo.

Estruturado – Planejador Diário

Um planejador diário sem ruído que faz o trabalho. Estruturado é uma lista de tarefas diárias e um aplicativo de planejamento de tarefas. Você pode agendar tarefas, fazer anotações e definir lembretes, entre outras coisas. Existem três opções para definir a aparência: Completa, Simplificada e Mínima. Gosto de manter as coisas menos confusas, então o tema Minimal é ótimo para mim. Comparado com muitos outros aplicativos de planejamento diário, este atende a tudo que preciso, sem complementos extras.

Em última análise, a produtividade não tem a ver com os aplicativos que usamos, mas com o cultivo do foco e da disciplina. As melhores ferramentas servem como aliadas de apoio nesse processo, ajudando-nos a realizar o que realmente importa, sem se tornarem elas próprias distrações. Com alguns ajustes, você pode transformar seu telefone Android em uma máquina de produtividade.