Um modelo estratégico para ajudar a transformar sua função tributária

Os departamentos fiscais das empresas enfrentam um fluxo constante de desafios: incerteza regulamentar, crescentes exigências de dados, novas mudanças na política fiscal, transformação digital contínua.

Quaisquer que sejam as especificidades, cada departamento fiscal deve planear continuamente o futuro. O que é necessário fazer para cumprir os novos regulamentos, como os requisitos fiscais globais do segundo pilar da OCDE? Como você pode encontrar e reter os melhores talentos? Como você pode acompanhar a tecnologia e gerenciar os custos para cumprir a função tributária? O seu modelo operacional tributário será sustentável?

Muitas funções financeiras embarcaram na transformação do modelo operacional através da construção de um centro de serviços partilhados (SSC) ou centro de excelência (COE). A adopção fiscal destes modelos operacionais tende a atrasar-se, por diversas razões. Processos manuais podem criar obstáculos à transferência de trabalho para equipes de CSC. Pode ser difícil determinar quais aspectos dos processos fiscais devem ser transformados. E as equipes fiscais muitas vezes não têm largura de banda para analisar processos ou investir em recrutamento e contratação para construir um CSC sólido.

Uma alternativa para acesso a talentos

Mas os líderes fiscais podem considerar uma abordagem diferente: Construir, Operar, Transformar, Transferir (BOTT), um modelo estratégico concebido para ajudar as organizações a otimizar modelos operacionais, melhorar processos internos e adotar novas tecnologias, minimizando ao mesmo tempo o risco e limitando o investimento inicial.

Uma forma de pensar no BOTT é como um caminho para estabelecer capacidades internas poderosas que proporcionem acesso rápido às pessoas e à tecnologia que impulsionam a mudança transformacional.

A BOTT incorpora a melhoria contínua e a transformação no núcleo das operações fiscais. Pode fortalecer a postura operacional de um departamento fiscal, ajudando a preencher lacunas de talentos e tecnologia e, ao mesmo tempo, tornando os processos, as operações e a adoção de tecnologia mais eficientes e sustentáveis. Neste cenário, o fator distintivo é que um fornecedor terceirizado de BOTT opera funções fiscais essenciais e transforma processos e tecnologia para beneficiar a empresa muito depois do término do contrato.

Como funciona

Você pode pensar no BOTT como um contrato de serviço plurianual com um provedor de serviços que cria, opera e transforma capacidades fiscais específicas para a organização – com uma opção de chamada para que a organização eventualmente retome o controle dessas funções.

O modelo BOTT se desdobra em quatro fases principais:

• Construir. O prestador de serviços começa analisando o modelo operacional fiscal atual da empresa – quem faz o quê, onde e como executa tarefas, custos, pontos problemáticos – juntamente com qualquer tecnologia futura, política fiscal ou mudanças regulatórias. Esta análise ajuda o fornecedor de BOTT a projetar e construir o modelo que agrega mais valor. Com base no projeto, o fornecedor determina os recursos necessários; contrata e treina talentos; e cria processos usando tecnologia para apoiar a transferência inicial de trabalho.

• Operar. O fornecedor então executa (“opera”) processos ou funções fiscais específicos apoiados por um programa de transformação integrado para impulsionar a automação e incorporar tecnologia emergente.

• Transformar. Durante a vigência do contrato, o fornecedor adota e integra novas tecnologias, transformando processos e capacidades fiscais. O objetivo maior é mudar a forma como a organização do cliente resolve problemas e gera valor.

• Transferir. No final do prazo do fornecedor BOTT, o cliente pode continuar a parceria ou trazer algumas funções de volta internamente, transferindo talentos, espaço de escritório e infraestrutura, funções de suporte ou contratos de terceiros.

Aplicações BOTT em ERP e M&A

Dois cenários organizacionais mostram como um modelo BOTT pode ser extremamente eficaz:

• Migração de planejamento de recursos empresariais (ERP). Um departamento fiscal coloca muito em risco durante uma migração ou atualização de ERP, vinculando a maior parte do departamento fiscal à TI, o que deixa pouco ou nenhum tempo para ajudar a projetar ou testar processos fiscais.

Num modelo BOTT, um fornecedor terceiro pode assumir funções fiscais específicas durante a migração – criando capacidade para o departamento fiscal se concentrar na migração do ERP enquanto opera e transforma processos fiscais recorrentes, implementando novas tecnologias e integrando os dados melhorados do ERP. O fornecedor BOTT garante que os dados, a tecnologia e os processos ajudem tudo a funcionar de forma suave e eficiente após a migração do ERP.

• Fusões e aquisições (M&A). Ao combinar empresas, é necessário integrar os seus processos fiscais e fontes de dados separados, necessitando de recursos para lidar com essa integração, de modo a não desafiar um departamento fiscal já sobrecarregado.

Usando um modelo BOTT, um fornecedor terceirizado pode fornecer largura de banda e experiência para documentar, padronizar e integrar esses processos fiscais críticos, entregando processos reinventados e adequados para a empresa recém-combinada. O fornecedor também pode priorizar operações centrais ou transformação, de acordo com as necessidades e áreas de especialização da nova empresa.

Uma estrutura para avançar

A mudança do modelo operacional – e em particular a adoção de modelos de centros de serviços partilhados – pode parecer uma montanha desafiadora para um departamento fiscal escalar. O apoio flexível de um fornecedor de serviços BOTT pode ajudar essa organização a acelerar os benefícios do modelo operacional e da transformação tecnológica, fortalecendo a sua capacidade de gerir as exigências regulamentares à medida que aumenta o valor acrescentado do seu departamento fiscal.

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