Você pode enviar um cheque por fax? Sim. Siga estas etapas para fazer isso com segurança

Há provavelmente uma dúzia de maneiras de enviar dinheiro que são mais fáceis do que enviar um cheque por fax. Mesmo assim, ainda é possível e legal enviar um cheque por fax – e você pode se encontrar em uma situação em que essa seja sua única opção.

Se você precisar enviar um cheque por fax, é importante seguir algumas etapas para garantir que ele funcionará corretamente e que você está fazendo isso com segurança.

O que saber antes de enviar um cheque por fax

A maioria das pessoas deixou de enviar fax, mas a tecnologia ainda funciona e ainda existe.

Algumas empresas (normalmente em mercados altamente regulamentados) e algumas agências governamentais ainda dependem da capacidade de trabalhar com cheques enviados por fax. Há pessoas que preferem enviar cheques por fax quando precisam pagar uma empresa com um cheque dentro de um determinado prazo e não conseguem enviá-lo a tempo.

Como o fax é enviado instantaneamente, ele pode ajudar a evitar multas por atraso se você se encontrar nessa situação improvável. Além disso, enviar um cheque por fax também é seguro porque deixa um rastro em papel para você provar que enviou o cheque em uma determinada data.

Antes de enviar um cheque por fax, há algumas coisas que você deve fazer primeiro para garantir que tudo corra bem.

• Confirme se a empresa aceita cheques. Na maioria dos casos, se você estiver enviando um cheque por fax para empresas, é porque elas solicitaram especificamente que você o fizesse; caso contrário, verifique novamente antes de enviar um cheque por fax que não será aceito.
• Faça uma fotocópia do seu cheque. A maioria dos aparelhos de fax exige papel de tamanho normal para enviar fax, portanto, é provável que um cheque seja muito pequeno para ser colocado na máquina. Faça uma cópia do cheque primeiro em papel para impressora e guarde o original.
• Encontre um aparelho de fax ou um serviço de fax online. Você pode enviar faxes com quase qualquer computador ou celular se usar um serviço de fax online, ou pode ir a uma gráfica ou loja UPS para usar um aparelho de fax analógico. Se você tiver sua própria impressora multifuncional (MFP) em casa, poderá enviar um fax usando-a.
• Elabore uma folha de rosto de fax. Os faxes precisam de folhas de rosto para que o destinatário saiba o que está recebendo. Escreva que você está enviando um cheque de determinado valor e inclua o motivo pelo qual está enviando o cheque – por exemplo, “Pagamento da conta 123”.
• Preencha o memorando de verificação. Também pode ser “Pagamento da conta 123” ou qualquer que seja o motivo do envio do cheque. Isso vai para o campo de memorando do próprio cheque.
• Mantenha as informações de contato da empresa por perto. Obviamente, você precisará do número de fax, mas também desejará entrar em contato com a empresa por telefone ou e-mail assim que enviar o fax para garantir que ele foi enviado.

Esteja ciente dos possíveis problemas de segurança do envio de fax on-line e tome medidas para mitigá-los. Embora a maioria dos serviços de fax na nuvem sejam altamente seguros, vale a pena reservar um tempo para garantir que o serviço escolhido seja confiável e tenha proteções de segurança em vigor.

Para obter segurança máxima, procure serviços que já existem há algum tempo, bem como aqueles projetados para cumprir regulamentações do setor, como HIPAA. Embora não seja provável que você envie quaisquer informações de saúde junto com seu cheque, o simples cumprimento desses tipos de medidas regulatórias é uma boa indicação de que ele é seguro o suficiente para cobrir também questões financeiras.

Qual é a melhor forma de enviar um cheque por fax?

Você pode enviar um fax à moda antiga, usando um aparelho de fax analógico, ou pode usar um serviço de fax online.

A maioria das pessoas prefere usar um serviço de fax online atualmente devido à conveniência e à falta de hardware. Eu sei que sim. Por exemplo, as opções online permitem enviar um fax do seu iPhone ou Android. Isso geralmente é muito mais conveniente do que localizar um aparelho de fax ou solicitar um fax modem para permitir que seu computador envie faxes.

Os serviços de fax online geralmente são muito seguros – especialmente se você estiver usando um que foi projetado para enviar documentos financeiros, jurídicos ou de saúde. Geralmente também são muito baratos, com uma faixa de preços baseada no volume de documentos que você precisa enviar.

Além disso, os serviços de fax online permitem enviar e receber faxes de qualquer lugar e sem ter que pagar por um aparelho de fax, papel ou toner. Todo o processo é mais semelhante ao envio de uma digitalização por e-mail do que ao processo tradicional de envio de fax – basta digitar um número de telefone em vez de um endereço de e-mail.

Se você está trabalhando com uma empresa que exige o envio de fax por meio de uma máquina analógica, não há muito que você possa fazer a respeito. Em última análise, pode ser necessário enviar um fax usando o método preferido da pessoa ou empresa para a qual você está enviando o cheque.

Como enviar um cheque por fax usando um serviço online

Enviar usando um bom serviço de fax online é simples. Há uma série de serviços de fax de baixo custo e facilmente acessíveis disponíveis on-line, desde serviços básicos que enviam faxes simples até serviços mais complexos com segurança avançada, histórico de fax, notificações por e-mail e muito mais.

Você não precisa de um telefone fixo para enviar faxes com um serviço online. Você só precisa de uma conexão com a internet, o provedor de fax hospedará toda a infraestrutura tradicional necessária para enviar e receber faxes.

Se você estiver usando um serviço telefônico de Voice over Internet Protocol (VoIP), seu provedor poderá oferecer recursos de fax on-line que você pode usar imediatamente, sem precisar se inscrever para obter nada novo. Tenha em mente que o fax é um serviço separado do VoIP – nem todos os provedores o oferecem e o fax pode ser um serviço complementar.

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Embora as etapas exatas para enviar um fax usando um serviço online variem dependendo do serviço escolhido, as etapas geralmente serão as mesmas.

Etapa 1: Obtenha sua documentação no formato adequado

Enquanto um aparelho de fax tradicional funciona como uma copiadora ou impressora de alimentação superior que exige que você coloque um documento em uma máquina que o digitaliza e o cospe do outro lado, um serviço de fax online exige que você digitalize ou tire uma foto de seus documentos com seu telefone.

O serviço de fax on-line específico que você está usando especificará o formato em que seus documentos precisam estar. Alguns fornecedores oferecem suporte a uma ampla variedade de tipos e tamanhos de arquivo, enquanto outros são mais limitados. Em caso de dúvida, use PDF.

Se o destinatário exigir uma folha de rosto do fax, inclua uma. Leva apenas alguns segundos. Sinta-se à vontade para usar um modelo de folha de rosto de fax.

Etapa 2: digite o número do fax e clique em enviar

Isso geralmente acontece na próxima tela, e você digitará o número de fax da empresa ou pessoa para quem está enviando o fax em um teclado numérico, assim como faz quando está prestes a fazer uma ligação.

Certifique-se de adicionar extensões ou códigos de país se estiver enviando um fax para fora dos EUA

Depois de revisar todos os detalhes críticos. Clique em enviar. Seu cheque está a caminho.

Etapa 3: confirme se seu cheque foi enviado por fax

A maioria dos serviços de fax mostrará automaticamente uma página de confirmação assim que o fax for enviado, mas às vezes você pode precisar solicitá-la dependendo do serviço ou da forma como as configurações estão definidas no seu serviço de fax online.

De qualquer forma, você deve obter essa confirmação e entrar em contato com a empresa para garantir não apenas que o fax enviado foi recebido, mas também que eles possam ler claramente a conta e os números de roteamento no cheque.

Como enviar um cheque por fax usando o fax tradicional

Ainda é possível enviar um cheque usando um aparelho de fax tradicional e algumas empresas ainda exigem que você faça isso dessa forma. O processo é muito semelhante ao envio de um fax online, com alguns ajustes importantes.

Etapa 1: Encontre um aparelho de fax

Se você não tiver um aparelho de fax em casa ou no escritório, muitas vezes poderá encontrar um em espaços de coworking, lojas de escritório e bibliotecas públicas. UPS, FedEx e outras lojas de impressão e envio normalmente possuem aparelhos de fax públicos. Se você precisar encontrar um local para fotocopiar seu cheque, esta também pode ser uma boa aposta.

Enviar informações confidenciais por fax, como um cheque, através de uma rede pública tem seus riscos. Se alguma coisa o incomodar em relação ao aparelho de fax co-espacial, por exemplo, talvez seja melhor usar o UPS porque você sabe que a empresa investiu pesadamente em segurança de rede.

Etapa 2: Coloque os documentos de fax no alimentador na parte superior da máquina

Depois de localizar um aparelho de fax, coloque seus documentos – incluindo a folha de rosto, a fotocópia do cheque e qualquer outra coisa que você precise enviar – voltados para cima no alimentador de documentos na parte superior da máquina.

A máquina deve ter um ícone mostrando qual é o caminho para cima, mas se você não tiver certeza, pergunte ao proprietário da máquina ou consulte o manual; caso contrário, você poderá enviar um fax em branco.

Etapa 3: digite o número do fax e clique em enviar

Os aparelhos de fax têm teclados numéricos como os telefones fixos tradicionais, então use-os para digitar o número da pessoa ou empresa para a qual você está enviando o fax. Novamente, certifique-se de adicionar extensões ou códigos de país conforme necessário.

Quando estiver satisfeito com tudo certo, clique em enviar. Na maioria das máquinas, parece um grande botão verde e geralmente diz “Enviar” ou “Iniciar”.

Etapa 4: obtenha a página de confirmação ou verifique o registro do fax

A maioria dos aparelhos de fax imprimirá automaticamente uma página de confirmação depois que o fax for enviado, mas se o que você está usando não imprimir, pode ser necessário verificar o registro do fax. A máquina deve manter um registro de todos os faxes enviados e recebidos, e muitas vezes você pode fazer com que a máquina imprima uma cópia desse registro para que você tenha um registro em papel.

Certifique-se de entrar em contato com a empresa para garantir que seu fax foi enviado e está legível. Outra boa ideia é garantir que a pessoa ou empresa para quem você está enviando o fax saiba que ele está chegando, para que possam ficar atentos ao seu fax e não deixá-lo parado na máquina para que pessoas intrometidas possam bisbilhotar.