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Tempo de leitura: 6 minutos

Uma gravação IVR é uma mensagem gravada que ajuda os chamadores a navegar em seu sistema Interactive Voice Response (IVR). O sistema IVR orienta os chamadores e envia suas chamadas para departamentos ou especialistas específicos usando opções de menu e prompts.

Uma gravação IVR bem elaborada dá um tom positivo para toda a interação com o cliente. E ao oferecer uma orientação clara, ajuda os chamadores a chegar ao destino certo sem necessitar de qualquer assistência manual.

Neste artigo, você encontrará todas as informações necessárias para criar uma gravação IVR para o seu negócio.

O que você vai ler:

Você pode fazer sua própria gravação IVR?

Sim, mas você não quer fazer um trabalho de hack completo.

Embora estejamos felizes em mostrar como fazer isso sozinho, seríamos negligentes se não destacássemos pelo menos alguns dos motivos pelos quais as pessoas pagam por gravações IVR profissionais.

Primeiro, o áudio vai ficar melhor. O áudio claro e nítido aumenta o profissionalismo da sua marca e causa uma primeira impressão positiva nos chamadores.

O áudio de alta qualidade garante que as instruções sejam facilmente compreendidas, reduzindo a probabilidade de frustração e confusão do cliente. Se você quiser adicionar uma opção de pagamento IVR de autoatendimento, por exemplo, as instruções precisam ser bem claras, pois qualquer erro pode resultar em problemas sérios.

Os serviços profissionais também trazem um nível de especialização e conveniência que pode ser difícil de alcançar de forma independente. Aqui estão alguns aspectos onde os profissionais brilham:

Suporte multilíngue: Já se perguntou como os prompts de IVR podem soar tão suaves em vários idiomas? Essa é a magia dos serviços profissionais. Eles podem criar prompts em vários idiomas com precisão e nuances culturais.
Talento vocal especializado: A escolha de um dublador profissional garante uma entrega elegante e envolvente. O tom, o ritmo e a entonação moldam profundamente a forma como sua marca é percebida.
Eficiência e tempo de resposta: Os profissionais entregam gravações de alta qualidade rapidamente, uma vantagem distinta sobre o DIY.

Por outro lado, optar por uma gravação IVR de baixa qualidade tem suas desvantagens. Isso pode afetar negativamente a experiência do cliente e as métricas críticas do call center. Veja como:

Frustração do cliente: A má qualidade do áudio pode levar a mal-entendidos e frustração, podendo levar os clientes a desligar ou procurar soluções alternativas.
Falta de profissionalismo percebida: Usar gravações de baixa qualidade pode criar uma impressão desfavorável, influenciando a forma como os clientes percebem sua marca e a qualidade do seu serviço, mesmo que o serviço que vem após a mensagem IVR seja de primeira qualidade.
Impacto negativo nas métricas: Uma experiência IVR insatisfatória pode levar a chamadas mais longas, menor satisfação do cliente e maior frequência de transferências de chamadas. Tudo isso pode ter um efeito prejudicial na taxa de contenção e em outras métricas importantes do call center.

Apenas mantenha esses pontos em mente enquanto avança. Se você achar que algumas das etapas para criar uma gravação IVR são muito desafiadoras para serem acertadas ou se você não estiver satisfeito com o produto final, não há vergonha em obter ajuda de profissionais.

Quatro métodos de gravação IVR

1. Use serviços gratuitos de conversão de texto em voz

Os serviços gratuitos de conversão de texto em fala (TTS) convertem texto escrito em áudio falado. Usar este serviço para gravação IVR é uma opção econômica.

Veja como esse processo funciona.

Escolha um serviço TTS gratuito: As opções populares incluem Google Text-to-Speech, Amazon Polly e Microsoft Azure Text-to-Speech.
Prepare seu roteiro: Crie avisos de IVR claros, concisos e fáceis de entender, garantindo a pronúncia precisa de termos ou jargões específicos.
Insira o texto na plataforma TTS: Cole seu script no campo de entrada de texto da plataforma TTS.
Selecione um formato de voz e saída: Escolha a voz desejada entre as opções disponíveis e selecione o formato de saída apropriado (por exemplo, MP3, WAV).
Gerar arquivo de áudio: Por fim, basta clicar em Gerar ou Criar para converter seu texto em um arquivo de áudio.

Se você é uma pequena empresa ou startup que trabalha com um orçamento apertado, um TTS gratuito pode ser uma boa opção para criar gravações IVR. É perfeito para saudações ou avisos IVR amigáveis e descomplicados.

E quanto às suas limitações? Estas são algumas das desvantagens do TTS.

Opções de voz limitadas: Os serviços TTS gratuitos normalmente oferecem menos vozes do que os serviços pagos.
Personalização restrita: Você pode estar restrito a fazer ajustes personalizados. Coisas como ajustes de entonação, ritmo ou ênfase podem ter algumas limitações.
Possíveis problemas de qualidade de áudio: Fique atento a possíveis peculiaridades de áudio. A saída TTS gratuita pode ocasionalmente gerar algumas pronúncias robóticas ou pausas não naturais.
Acentos: O TTS pode não atingir o sotaque certo que sua gravação IVR precisa.

Se você decidir optar por esse método, aqui estão algumas dicas que você pode seguir.

Edite seu roteiro: Ajuste o roteiro para que as palavras sejam simples e a pontuação seja usada estrategicamente. Lembre-se de seguir as práticas recomendadas de design de IVR.
Pratique primeiro: Leia seu roteiro em voz alta antes de gravar para identificar qualquer frase não natural ou problemas de pronúncia e, em seguida, edite o roteiro de acordo.
Compre ao redor: Experimente alguns serviços diferentes para encontrar aquele que melhor corresponde ao produto final desejado.

2. Contrate dubladores

Se você está procurando um toque sofisticado e distintamente humano para seu sistema IVR, contratar talentos de voz é a melhor opção. Plataformas como Voices.com ou Fiverr servem como mercados virtuais que conectam empresas a dubladores profissionais que podem trazer personalidade, emoção e autenticidade.

A contratação de dubladores é ideal para empresas que desejam cultivar uma imagem de marca personalizada e autêntica. Com este método, a emoção torna-se um elemento tangível, à medida que dubladores qualificados adicionam uma qualidade matizada e expressiva a cada interação.

Além disso, a flexibilidade inerente ao processo permite que as empresas escolham entre um conjunto diversificado e versátil de talentos, garantindo uma combinação perfeita para o tom, estilo e ressonância desejados com a identidade da marca. Dá à sua empresa um alto nível de controle sobre a qualidade e direção da gravação.

Qual é a compensação aqui? É principalmente sobre o custo. Esses serviços são mais caros do que suas alternativas.

Algumas dicas a ter em conta:

Selecione a plataforma certa: Escolha uma plataforma de dublagem confiável que atenda às suas necessidades e orçamento.
Forneça instruções detalhadas: Comunique claramente a voz da sua marca, preferências de pronúncia e quaisquer requisitos específicos ao dublador.
Verifique avaliações e amostras: Revise o trabalho anterior do dublador e o feedback do cliente antes de finalizar qualquer acordo.

3. Use um serviço de gravação profissional

Com um serviço de gravação profissional, você tem a garantia de obter uma gravação IVR de altíssima qualidade. Esses canais são especializados em oferecer produção de áudio de alto nível que excede os padrões da indústria, seja um estúdio de gravação local ou um serviço online.

Esta é uma boa opção para grandes organizações com extensos sistemas IVR. Mas, na verdade, é uma opção sólida para qualquer empresa que queira promover uma imagem profissional, desde que caiba no seu orçamento.

O principal desafio é o custo associado. Para aproveitar ao máximo os serviços de gravação profissional:

Faça um orçamento adequado: Aloque um orçamento para gravações de alta qualidade, considerando o tamanho e a importância do seu sistema IVR.
Comunique-se claramente: Articule suas necessidades ao serviço de gravação, garantindo que eles entendam o tom e o estilo desejados.
Planeje com antecedência: Agende as gravações com bastante antecedência para acomodar quaisquer revisões necessárias.

4. Soluções de narração AI IVR

A inteligência artificial está ganhando espaço em todos os setores e as gravações IVR não são exceção. As narrações baseadas em IA, alimentadas por plataformas como Descript ou Replica Studios, oferecem uma abordagem sofisticada para gravação IVR. Murf AI e Play.ht também fornecem serviços de alta qualidade.

Esta abordagem está ganhando força em organizações que valorizam a inovação e a adaptabilidade em seus sistemas IVR. As narrações de IA oferecem benefícios exclusivos, fornecendo respostas dinâmicas que se adaptam perfeitamente a diferentes cenários. Esta adaptabilidade é especialmente valiosa para empresas com necessidades crescentes de IVR.

As narrações de IA têm suas desvantagens:

Acentos limitados: As vozes de IA geralmente têm sotaques muito padronizados, sem muita variação.
Muito robótico: As vozes de IA não são tão naturais e expressivas quanto as gravações profissionais.
Falta de nuances: Este serviço permite um controle limitado sobre o tom emocional e as nuances humanas.

Algumas dicas úteis ao usar soluções de narração de IA:

Certifique-se de não estar infringindo direitos autorais: Não escolha uma voz que pareça uma réplica da voz de uma pessoa famosa ou de um personagem conhecido.
Explore as opções de personalização: Opte por plataformas que permitam customização de vozes de IA. Essa personalização permite ajustar a voz para se alinhar mais de perto com a personalidade da sua marca.
Combine gravações de IA e humanas: Considere usar vozes de IA para instruções básicas e contratar um dublador para informações mais complexas.

Explore suas opções de gravação IVR

Nunca houve tantas opções para quem deseja criar suas próprias gravações IVR. As ferramentas de IA estão ficando muito melhores – e mais baratas. Embora contratar um serviço profissional seja certamente a mais fácil de todas as opções, os administradores agora têm uma série de maneiras bastante fáceis de fazer ajustes em suas solicitações de IVR por conta própria.