4 razões para não usar um servidor de fax e 3 soluções melhores

Um servidor de fax é um servidor físico ou virtual usado para gerenciar o envio, recebimento e armazenamento de fax em uma rede digital ou analógica. Os servidores de fax já foram considerados equipamentos padrão na maioria dos escritórios comerciais, mas hoje em dia estão praticamente obsoletos.

Em vez disso, existem agora muitas soluções melhores no mercado, por isso não há necessidade de lidar com servidores de fax e as dores de cabeça que eles trazem.

Quatro razões para não usar um servidor de fax

1. A infraestrutura de fax é difícil de escalar

Uma das coisas mais difíceis de fazer alterações na configuração de comunicações do seu escritório é fazê-lo em grande escala. Isso pode ser um verdadeiro incômodo com servidores de fax, pois é necessário um planejamento cuidadoso para que você não acabe com comunicações seriamente confusas.

Além disso, dimensionar um servidor de fax geralmente requer um grande investimento em novas tecnologias, incluindo placas de fax, modems e servidores adicionais para lidar com o aumento do volume de fax que passa pelo seu escritório.

Os serviços de fax online permitem evitar totalmente esse problema, oferecendo escalabilidade muito mais suave, sem a necessidade de investimentos adicionais em hardware. Isso torna os serviços baseados em nuvem muito mais equipados para acomodar as crescentes necessidades de comunicação de uma empresa.

2. Flexibilidade limitada

Simplificando, os servidores de fax são ótimos apenas para enviar e receber faxes. Isso significa que eles não são muito úteis nas comunicações de escritório modernas, onde as pessoas precisam enviar e receber mensagens em diversas plataformas e dispositivos.

Como os servidores de fax não foram projetados para interagir com os vários tipos de dispositivos que usamos hoje, eles podem enfrentar obstáculos significativos quando se trata de comunicações de escritório.

Tentar instalar um servidor de fax em suas operações comerciais pode atrapalhar seus fluxos de trabalho ou exigir que você encontre soluções alternativas para acomodar a tecnologia antiquada. Ao mesmo tempo, também exige que você corra o risco de perder o controle de qualquer documento que não faça parte do seu sistema baseado em nuvem.

Resumindo, manter a compatibilidade com padrões e protocolos tecnológicos em evolução pode ser um desafio para os servidores fiscais que simplesmente não vale a pena enfrentar.

Em contraste, muitas soluções online oferecem uma flexibilidade muito maior, permitindo aos usuários enviar e receber faxes por e-mail, plataformas online e até mesmo aplicativos. Os funcionários podem enviar um fax de um iPhone, por exemplo, onde quer que estejam.

Os faxes online também são armazenados centralmente e podem ser acessados ​​pela sua equipe. Isso torna muito mais fácil organizar e acessar arquivos. Os trabalhadores remotos podem recuperar tudo o que precisam sem precisar ir ao escritório.

3. Custos de manutenção do servidor de fax

Como os servidores de fax dependem do hardware, eles exigem manutenção contínua, o que pode consumir o orçamento. E, como este equipamento está envelhecendo e perdendo relevância, nem sempre é possível para qualquer técnico antigo fazer a manutenção dele – então você provavelmente precisará encontrar um especialista.

Pode ser tentador contornar essa desvantagem específica simplesmente não mantendo tanto os servidores de fax, mas isso pode ser um erro caro. O tempo de inatividade e as falhas do sistema podem facilmente interromper as operações comerciais e gerar custos adicionais para solução de problemas e reparos.

Afinal, o fax não requer muita largura de banda, mas a conexão deve ser estável. Pequenos atrasos ou problemas fazem com que os faxes não sejam enviados ou recebidos.

As soluções de fax on-line evitam isso completamente, pois não exigem nenhum hardware dedicado e oferecem modelos de preços previsíveis baseados em assinatura com investimento inicial mínimo.

4. Riscos de segurança

Quanto mais antiga for uma tecnologia, maior será a probabilidade de ela ter sido invadida ou hackeada ao longo do caminho – e se não, ainda pode incluir vulnerabilidades que aumentam a probabilidade de ela ser comprometida em primeiro lugar. Os servidores de fax não são exceção a esta regra, e as pessoas tiveram muito tempo para descobrir como hackeá-los e explorar suas vulnerabilidades.

A triste verdade é que a transmissão de informações confidenciais por linhas telefônicas tradicionais e redes não seguras aumenta o risco de seus dados serem interceptados e usados ​​por hackers e golpistas – e não há muito que você possa fazer para mitigar esse risco com servidores de fax tradicionais.

É claro que as soluções de fax on-line e baseadas na nuvem também têm suas vulnerabilidades de segurança, mas também possuem protocolos de segurança avançados e usam métodos modernos de criptografia para proteger as informações.

Além disso, dependendo do serviço, muitas soluções de fax online cumprem os regulamentos de segurança da indústria e estas soluções também são atualizadas regularmente em resposta a ameaças emergentes.

Três alternativas melhores do que um servidor de fax interno

1. Soluções de fax on-line

As soluções de fax online são o atual substituto padrão ouro para servidores de fax. Eles permitem que as empresas façam tudo o que fariam com uma configuração de fax tradicional, só que com níveis muito maiores de segurança e conveniência.

Às vezes chamado de fax pela Internet ou fax virtual, o fax online funciona como enviar um e-mail. Basta abrir o software ou plataforma, selecionar o documento que deseja enviar e clicar em um botão para enviá-lo para o aparelho de fax ou serviço de fax online de outra pessoa.

Os principais benefícios das soluções de fax online incluem:

• Custo-benefício: Os serviços de fax online geralmente oferecem preços de assinatura ou pré-pagos, e são muito mais baratos do que comprar, manter e atualizar todo esse hardware e software.
• Escalabilidade: Se precisar adicionar outra linha ao seu serviço de fax online, basta informar o seu provedor. Não há necessidade de instalar hardware adicional ou comprar novo software.
• Flexibilidade: A palavra-chave nos serviços de fax online é “online”. Como tudo acontece em rede, você e sua equipe podem acessar faxes em qualquer lugar com conexão à Internet.
• Segurança: Os serviços de fax online são geralmente muito seguros, com protocolos de criptografia e medidas de privacidade de dados. Dependendo do serviço escolhido, você pode até encontrar opções que atendem aos regulamentos de segurança específicos do setor, como HIPAA.

2. Serviços VoIP

Os serviços de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) permitem fazer e receber chamadas pela Internet, em vez de linhas telefônicas tradicionais, e também podem ser usados ​​para enviar faxes. A forma como funciona é enviando dados digitais para o aparelho de fax de outra pessoa, onde podem ser convertidos ou traduzidos de volta em sinais analógicos por meio do serviço VoIP ou de um adaptador de telefone analógico (ATA) que ajuda o aparelho de fax a lê-los.

Ao contrário de um aparelho de fax tradicional, um serviço de fax VoIP não imprime automaticamente tudo o que recebe, mas o mantém como um arquivo em um sistema baseado em nuvem, o que significa que você pode acessá-lo em qualquer lugar e imprimi-lo quando quiser.

Os principais benefícios dos serviços de telefone VoIP incluem:

• Custo-benefício: Assim como os serviços de fax on-line, os serviços de telefone VoIP geralmente são baratos e a maioria funciona em um modelo de assinatura que você pode aumentar ou diminuir facilmente conforme necessário.
• Integração perfeita: Como os serviços telefônicos VoIP fazem muitas outras coisas além do envio de fax, eles são uma ótima opção para empresas que desejam manter suas operações o mais integradas possível. Com os serviços telefônicos VoIP, sua equipe pode acessar serviços telefônicos, fax, gerenciamento de documentos e muito mais, tudo em um só lugar.
• Recursos avançados: Os serviços de telefone VoIP vêm com uma ampla gama de recursos avançados que tornam o envio de fax mais eficaz, sendo a conversão de fax para e-mail uma das mais úteis. Isso faz com que seus faxes sejam enviados para seu e-mail, onde você pode até respondê-los. Muitos serviços de telefone VoIP também oferecem assinatura de documentos on-line, o que pode ser muito conveniente se você estiver enviando por fax itens como contratos.

É importante observar que muitos serviços de telefone VoIP também oferecem serviços de fax – mas nem todos o fazem. Faça sua pesquisa para ter certeza de que qualquer serviço que você considerar tenha todas as funcionalidades de que você precisa.

3. Sistemas de gestão de documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) não são projetados especificamente para envio de fax, mas muitas vezes podem ser usados ​​de qualquer maneira, o que os torna uma boa alternativa a um servidor de fax.

Eles funcionam de forma muito semelhante aos serviços de fax online, pois você pode enviar um documento para o DMS e enviá-lo como um fax virtual. Os faxes que você recebe também podem ser enviados diretamente para o seu DMS, onde podem ser categorizados junto com o restante dos seus arquivos.

Os principais benefícios do DMS incluem:

• Conveniência: Se você já usa um DMS para gerenciar seus documentos e precisa enviar faxes, faz sentido usar a mesma plataforma para realizar as duas funções.
• Integração integrada: Os faxes são enviados e recebidos diretamente do DMS, o que significa que você não precisa se preocupar em copiar arquivos de um serviço de fax ou extrair arquivos do seu DMS para enviar por meio do serviço de fax.
• Organização fácil: Se você já possui uma boa hierarquia em seu DMS, os faxes se encaixarão perfeitamente, sem a necessidade de criar outro processo.

Pessoalmente, não tenho nada contra servidores de fax, só não acho que seja a melhor maneira para a maioria dos escritórios lidar com fax. Existem muitas opções melhores por aí.