Quer você tenha usado muito o e-mail em sua vida pessoal ou se seu primeiro encontro com e-mails foi no local de trabalho, você precisa tomar cuidado especial com esse formato fundamental de comunicação na web, ou você pode se ver em apuros!
Envio de arquivos confidenciais sem criptografia
O e-mail, em sua forma mais básica, não possui criptografia. Assim, qualquer pessoa que intercepte os dados de um e-mail enquanto ele passa pela série de tubos que compõem a rede pode ser lido como um arquivo de texto simples. Os serviços de e-mail modernos devem ser criptografados em sua maior parte, e isso é responsabilidade do seu empregador, mas mesmo assim, é um bom hábito criptografar manualmente os anexos de arquivos em e-mails se eles contiverem informações confidenciais ou privilegiadas.
Geralmente, isso não é mais difícil do que colocar todos os arquivos em um arquivo ZIP criptografado, o que é fácil de fazer com aplicativos como o WinZip. Você pode então enviar ao destinatário a senha do ZIP por meio de um canal diferente, como uma chamada telefônica, ou pode ter uma senha acordada antes de enviar o e-mail.
Clicar em “Responder a todos” a um e-mail em massa
Quando você recebe um e-mail como parte de um anúncio para toda a empresa ou vê um grande número de endereços de e-mail no campo CC (cópia carbono) do e-mail que recebeu, tome muito cuidado se sentir como responder. Se você clicar no botão “responder a todos”, copiará todas as pessoas da lista.
Isso não apenas incomoda todas essas pessoas, mas também pode gerar uma enorme quantidade de tráfego no seu servidor de e-mail, especialmente se mais do que algumas pessoas fizeram a mesma coisa. É simplesmente mais seguro criar um novo e-mail endereçado diretamente à pessoa ou pessoas com quem você deseja falar.
A falta dessa forma básica de etiqueta de e-mail não dará ao seu novo empregador a melhor impressão de você, então pense duas vezes antes de apertar esse botão!
Esquecendo que os e-mails da sua empresa não são privados
Sempre presuma que qualquer comunicação que você fizer usando um dispositivo da empresa ou um aplicativo ou conta da empresa está sendo registrada, armazenada e pode ser extraída e revisada a qualquer momento.
Todos nós temos dias ruins, mas a última coisa que você deve fazer é desabafar ou dizer coisas inadequadas em um e-mail comercial. Mesmo que você pense que é apenas entre você e outro colega.
A melhor coisa a fazer é falar com essa pessoa em particular ou usar seu próprio dispositivo e seu próprio aplicativo de mensagens criptografadas de ponta a ponta. Mesmo assim, a única conversa verdadeiramente privada é aquela que você tem consigo mesmo, já que a pessoa com quem você está conversando pode facilmente capturar uma captura de tela da sua conversa para usar contra você mais tarde.
Falha ao usar a função BCC
Existem dois tipos de função CC, e a que você deve usar na maioria das vezes é Cco (Blind Carbon Copy). A função Cco permite enviar um e-mail para várias pessoas, sem permitir que os destinatários vejam as outras pessoas da lista. A menos que as pessoas na lista já se conheçam e você queira uma conversa pública entre alguns membros da equipe, geralmente é mais seguro usar Cco.
Se você estiver enviando um e-mail em massa para clientes ou clientes, é absolutamente necessário copiar o e-mail em Cco ou corre o risco de criar uma violação grave de privacidade que pode causar muitos problemas.
Também é fácil de fazer. No Gmail, por exemplo, basta clicar no pequeno botão “Cco” e funciona da mesma forma na versão mais recente do Microsoft Outlook.
É muito melhor usar o Cco por engano do que o velho CC, então você foi avisado!
Usando seu e-mail comercial para coisas pessoais
Você tem seu próprio e-mail, portanto, não use o e-mail da empresa para assuntos pessoais, como comunicar-se com seu médico, advogado, amigos ou inscrever-se em contas online. Não só será um incômodo quando você mudar de emprego, mas também estará usando os recursos da empresa para uso pessoal – o que geralmente é proibido! Além disso, mais uma vez, os e-mails da sua empresa não são privados!
Ignorando as letras miúdas legais em e-mails de trabalho
Você deve ter notado que há algumas letras miúdas na parte inferior de cada e-mail enviado da conta da sua empresa. Esta é a política legal da empresa para e-mails, que você precisa respeitar, e também descreve que o conteúdo do e-mail é propriedade da empresa.
Cada empresa pode ter um padrão ligeiramente diferente aqui, mas de qualquer forma, você deve reservar um tempo para ler atentamente o que diz as letras miúdas. Ainda mais importante, você deve reservar alguns minutos e ler o documento de política de e-mail da empresa, porque caso contrário, você poderá violar inadvertidamente essa política e, nesse ponto, não terá desculpa.
Embora as empresas estejam usando aplicativos como Slack ou Microsoft Teams para comunicação atualmente, o e-mail provavelmente continuará sendo uma parte importante de como as informações se movem pela empresa e, portanto, você estaria fazendo um grande favor a si mesmo ao certificar-se de usá-lo. e-mail da empresa de acordo com as regras.